Rekisterinpitäjä

Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymä

p. 03 828 11 (vaihde)

salpaus@salpaus.fi

 

Rekisterin vastuuyksikkö/vastuuhenkilö

Laura Linnavuori

Opiskelijapalvelupäällikkö

Puh. +358 447081323

laura.linnavuori@salpaus.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan henkilötiedot on kerättävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten. Henkilötietojen käsittely vaatii asetuksessa annetun käsittelyperusteen. Asetuksen artiklat 5 ja 6 säätävät käsittelyperusteesta ja käsittelyn lainmukaisuudesta.

Henkilötietojen käsittely on lainmukaista, jos 6. artiklassa säädetyt edellytykset täyttyvät. Näitä ovat mm. lakisääteinen velvoite, rekisteröidyn suostumus, sopimuksen täytäntöönpano, yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttäminen.

Tämän velvoitteen toteuttamiseksi ylläpidetään Opiskelija- ja opintotietojen hallintarekisteriä (Visma InSchool).

Rekisteriä käytetään kuntayhtymän tietoaineistojen ja asiakirjojen hallintaan. Selosteessa kuvataan henkilötietojen käsittelyyn liittyvät asiat, joten seloste palvelee mm. EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista rekisterinpitäjän velvoitetta informoida rekisteröityä henkilötietojen käsittelyssä.

Käsittelyn oikeusperuste

Keskeinen lainsäädäntö

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679)

Tietosuojalaki (1050/2018)

Hallintolaki 434/2003

Kuntalaki (410/2015)

Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)

Erityislainsäädäntö, salassapitosäädökset

Opiskelija- ja opintotietojen hallintajärjestelmän henkilötietojen käsittelyperusteena on lakisääteisen tehtävän hoitaminen.

Rekisterin käsittelyperusteet ja tietosisältö

Rekisteriä käytetään ammatillisen koulutuksen järjestämisen välttämättömien sekä toiminnassa syntyvien tietojen hallintaan. Rekisterissä ylläpidetään opiskelijoiden henkilötiedot, opiskeluoikeuksien tiedot, opintojen suoritushallinto, opetuksen suunnittelu, resurssointi ja työjärjestykset, oppi- ja koulutussopimushallinta sekä opiskelijoiden, huoltajien, henkilöstön sekä koulutuksen sidosryhmien palvelut. Rekisterissä myös ylläpidetään oppilaitokseen hakeutuvien henkilötietoja opiskelijavalintaa varten. Rekisterin sisältämiä henkilötietoja käytetään myös opiskelijaterveydenhuollon ja kuraattoripalveluiden järjestämisessä.

Visma InSchool-järjestelmän Primus on tietojärjestelmän ydin. Se ei tarvitse rinnalleen muuta ohjelmistoa tai järjestelmää. Muita järjestelmään kuuluvia apu- tai työkaluohjelmia ovat Kurre sekä Kurren ja Primuksen yhteinen www-liittymä Wilma ja Wilma-sovellus.

Visma InSchool-järjestelmä sisältää seuraavat henkilörekisterit:

Opiskelijoiden henkilötiedot: henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoite, sukupuoli, kansalaisuus, äidinkieli, kotikunta, opiskelijanumero (paikallinen) sekä OID (kansallinen opiskelijanumero).

Huoltajien henkilötiedot (nuoret alle 18-vuotiaat): nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Hakijan tiedot: perustiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kansalaisuus, äidinkieli, kotikunta) lähiomaisen tiedot

Opettajien henkilötiedot (nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero)

Henkilökunnan henkilötiedot: nimi, henkilötunnus ja oppijanumero, sähköpostitunnus, puhelinnumero.

Työpaikkaohjaajan henkilötiedot: nimi, osoite, puhelinnumero, työpaikka, henkilötunnus ja oppijanumero.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterin tietoja käytetään lakisääteiseen tilastointiin sekä välitetään valtakunnalliseen Koski ja eHOKS-palveluun.

Henkilöön kohdistuvia tietoja luovutetaan säännöllisesti viranomaistahoille kuten Kansaneläkelaitos, työvoimaviranomaiset, Opetushallitus viranomaistiedonkeruiden mukaisesti,

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta EU:n ulkopuolelle. Opiskelijan ollessa työharjoittelussa ulkomailla, luovutetaan ainoastaan perustiedot.

Tietojen säilytysajat

Tiedot säilytetään Kansallisarkiston määräysten ja Tiedonhallintalautakunnan suositusten mukaisesti. Järjestelmään sisältyvä tietovaranto voidaan lakisääteisyytensä perusteella säilyttää tietojärjestelmässä.

Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot saadaan hakijalta, opiskelijalta ja huoltajalta itseltään. Lisäksi myös: opintopolkupalvelu, toimeksiantajan lähetetiedot (Kela), koulutukseen hakeutuminen Opintopolku.fi -palvelun kautta, työnantajien antamat tiedot, työvoimaviranomaisen antamat tiedot.

Henkilökunnan ja opettajien tiedot siirtymät automaattisesti henkilöstöhallinnosta.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Analoginen tausta aineisto: opiskelijatiedot säilytetään valvotusti opintosihteerien ja opinto-ohjaajien lukituissa käsiarkistoissa. Todistuskopiot säilytetään tällä hetkellä kuntayhtymän päätearkistossa analogisessa muodossa.

Tietojärjestelmän aineisto: järjestelmän käyttö on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Rekisteri on eriytetty julkisesta verkosta, palvelintila on lukittu ja suojattu. Tietojen varmuuskopioita säilytetään erillisessä ympäristössä. Varmuuskopioihin pääsy on vain nimetyillä henkilöillä.

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja@salpaus.fi

P. 044 708 0277 ja 044 708 0147

Rekisterinpitäjä

Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymä

p. 03 828 11 (vaihde)

salpaus@salpaus.fi

 

Rekisterin vastuuyksikkö/vastuuhenkilö

Tietohallintopalvelut

Rekisterin yhteyshenkilö

Järjestelmäsuunnittelija

Hanna Toijala
hanna.toijala@salpaus.fi

p. 050 385 5562

Henkilötietojen käsittelijä
Mediamaisteri Oy

PL 82 (Erkkilänkatu 11)

33101 Tampere

010 281 8000

info@mediamaisteri.com

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan henkilötiedot on kerättävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten. Henkilötietojen käsittely vaatii asetuksessa annetun käsittelyperusteen. Asetuksen artiklat 5 ja 6 säätävät käsittelyperusteesta ja käsittelyn lainmukaisuudesta.

Henkilötietojen käsittely on lainmukaista, jos 6. artiklassa säädetyt edellytykset täyttyvät. Näitä ovat mm. lakisääteinen velvoite, rekisteröidyn suostumus, sopimuksen täytäntöönpano, yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttäminen.

Tämän velvoitteen toteuttamiseksi ylläpidetään Oppimisen ja osaamisen kehittämisen verkkoympäristön käyttäjärekisteriä. Henkilötietojen käsittely perustuu lakiin perustuvan tehtävän hoitamiseen.

Rekisteriä käytetään kuntayhtymän tietoaineistojen ja asiakirjojen hallintaan. Selosteessa kuvataan henkilötietojen käsittelyyn liittyvät asiat. Seloste palvelee mm. EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista rekisterinpitäjän velvoitetta informoida rekisteröityä henkilötietojen käsittelyssä.

Rekisteröidyn oikeuksia koskevaa tietoa löytyy Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymän verkkosivulta osoitteesta https://www.salpaus.fi/info/tietosuoja/ ja Tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta osoitteesta https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet.

Käsittelyn oikeusperuste

Keskeinen lainsäädäntö

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679)

Tietosuojalaki (1050/2018)

Hallintolaki 434/2003

Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)

Erityislainsäädäntö, salassapitosäädökset

Rekisterin tietosisältö ja käsittelyn tarkoitus

Rekisteri sisältää käyttäjien perusyhteystietoja, kuten nimi, sähköpostiosoite, käyttäjätunnus, ICQ-tunnus, nimike ja esihenkilön nimi.

Lisäksi käyttäjä voi tallentaa järjestelmään täydentäviä henkilötietoja, kuten kuvan, puhelinnumeron ja kiinnostuksen kohteet.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Käyttäjän sähköpostiosoite näkyy muille käyttäjille. Lisäksi käyttäjä voi asettaa muita henkilötietojaan näkyville muille järjestelmän käyttäjille. Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tietojen säilytysajat

Henkilötiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita käyttötarkoituksen täyttämistä varten. Ei-aktiivisten opiskelijoiden poistumisprosessi (2 vuotta). Henkilöstöön kuuluneiden poistaminen tehdään pääkäyttäjän (Hanna Toijala) toimesta palvelusuhdetiedon mukaan (4 kertaa vuodessa).

Henkilötietojen tietolähteet

Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri on suojattu käyttäjätunnuksilla, salasanoilla sekä organisaation teknisillä ja hallinnollisilla tietoturvatoimenpiteillä. Käyttäjärekisteriä pääsevät käsittelemään ainoastaan tehtävään nimetyt henkilöt. Henkilötietojen käsittelijöillä on salassapitovelvollisuus.

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja@salpaus.fi

P. 044 708 0277 ja 044 708 0147

Rekisterinpitäjä 

a) Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymä 
p. 03 828 11 (vaihde) 
salpaus@salpaus.fi 

b) EURA 2021 -järjestelmän omistaa ja rekisterinpitäjänä toimii  
Työ- ja elinkeinoministeriö, PL 32, 00023 Valtioneuvosto  
kirjaamo.tem@gov.fi 
puh. 0295 16001 

Rekisterin vastuuyksikkö 

Rekisterin yhteyshenkilö 

Projektiassistentti Minna Wright 
minna.wright@salpaus.fi 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset 

Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan henkilötiedot on kerättävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten. Henkilötietojen käsittely vaatii asetuksessa annetun käsittelyperusteen. Asetuksen artiklat 5 ja 6 säätävät käsittelyperusteesta ja käsittelyn lainmukaisuudesta.  

Henkilötietojen käsittely on lainmukaista, jos 6. artiklassa säädetyt edellytykset täyttyvät. Näitä ovat mm. lakisääteinen velvoite, rekisteröidyn suostumus, sopimuksen täytäntöönpano, yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttäminen. 

Opetus- ja kulttuuriministeriön, Opetushallituksen, Aluehallintoviraston tai muiden Suomen viranomaisten rahoittamilla kansallisilla kehittämishankkeilla kehitetään Koulutuskeskus Salpauksen toimintaa. 

Tämän velvoitteen toteuttamiseksi ylläpidetään Kehittämishankkeet – rekisteriä.   
Henkilötietojen käsittely perustuu rahoittavan viranomaisen antamaan rahoituspäätökseen. Henkilötietoja kerätään ja hyödynnetään hankkeen toteuttamiseen ja rahoittajan edellyttämään raportointiin.  

Rekisteri on osa Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymän tietoaineistojen ja asiakirjojen hallintaa. Selosteessa kuvataan henkilötietojen käsittelyyn liittyvät asiat. Seloste palvelee mm. EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista rekisterinpitäjän velvoitetta informoida rekisteröitynyttä henkilötietojen käsittelyssä. 

Rekisteröidyn oikeuksia koskevaa tietoa löytyy Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymän verkkosivulta osoitteesta https://www.salpaus.fi/salpaus/tietosuoja/

Henkilötietoja kerätään erilaisista syistä: 

a) Salpauksen hankkeiden järjestämiin tilaisuuksiin ja tapahtumien järjestämistä varten kerätään osallistujista: nimi, sähköposti, puhelinnumero ja organisaatio sekä tarvittaessa työnimike ja ruokavalio.  

Hankkeessa työskennelleiden henkilöiden nimitiedot ja hanketyöhön liittyvä työajanseuranta kerätään, jotta palkkakustannukset voidaan kohdentaa hankkeelle.   

b) EURA 2021 – tietojärjestelmää käytetään vahvasti tunnistautuneena Digi- ja väestötietoviraston Suomi.fi-tunnistuspalvelun kautta. Järjestelmässä asiointi tapahtuu vain sähköisesti. Rakennerahastohankkeisiin osallistuneiden henkilötietoja ei säilytetä Koulutuskeskus Salpauksessa.  

 Hankkeisiin osallistuneet henkilöt ilmoittavat järjestelmässä aloitus- ja lopetusvaiheissa tarvittavat tietonsa. Osallistujien tietoja käytetään raportoitaessa hankkeiden vaikutuksia mm. Euroopan komissiolle sekä yhteydenpitoon hanketoteuttajien ja osallistuneiden henkilöiden välillä.  

Tuen saajan (Koulutuskeskus Salpaus) on hankkeeseen osallistuvan henkilön pyynnöstä avustettava tätä henkilötietojen tallentamisessa. Tuen saaja (Koulutuskeskus Salpaus toimii tällöin henkilötietojen käsittelijänä.  

EURA 2021 – järjestelmässä hankkeisiin osallistuvista henkilöistä kerättävät tiedot: 
-hankekoodi 
– henkilötunnus 
– sukupuoli 
– sukunimi  
– etunimet 
– lähiosoite, postinumero ja postitoimipaikka 
– sähköpostiosoite 
– osallistumisen aloituspäivämäärä 
– korkein koulutustaso 
– tieto työmarkkina-asemasta aloitushetkellä 
– osallistumisen päättymispäivämäärä 
– tieto työmarkkina-asemasta päättymishetkellä 
– tieto hankkeen aikana mahdollisesti suoritetusta tutkinnosta tai saavutetusta ammattipätevyydestä. 

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset  

Hankkeessa työskennelleiden henkilöiden nimitiedot ja hanketyöhön liittyvä palkka-aineisto sekä nimenkirjoitusoikeuden haltijoiden nimi- ja nimiketiedot luovutetaan virkamiehelle, tilintarkastajille tai viranomaisen valtuuttamalle ulkopuoliselle tilintarkastajalle viranomaisen pyynnöstä. 

Henkilötietojen tietolähteet  

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste 

Keskeinen lainsäädäntö: 

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679) 

Tietosuojalaki (1050/2018) 

Hallintolaki (434/2003) 

Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) 

Erityislainsäädäntö, salassapitosäädökset 

EURA 2021 -järjestelmän oikeusperustasta säädetään kansallisesti alueiden kehittämisen ja Euroopan unionin alue- ja rakennepolitiikan hankkeiden rahoittamisesta annetun lain (757/2021) 50 §:ssä  
Järjestelmän EU-oikeudellisesta perustasta on säädetty Euroopan parlamentin ja neuvoston niin kutsutun yleisasetuksen (EU) 2021/1060 69 artiklassa.

Tietojen säilytysajat  

(KA 158/43/01) 

Rekisterin suojauksen periaatteet 

Salpauksen tietosuojavastaavan yhteystiedot 

tietosuoja@salpaus.fi 

P. 044 708 0277 ja 044 708 0147 

Lähde: 
Tietosuojakäytäntö. 2021 – EU:n alue- ja rakennepolitiikan rahastojen digitaalinen palvelukokonaisuus ohjelmakaudelle 2021–2027 / 20.2.2025. VN/12036/2019. Työ- ja elinkeinoministeriö.  
Tietosuojakaytanto_EURA_2021.pdf 

Rekisterinpitäjä 

a) Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymä 
p. 03 828 11 (vaihde) 
salpaus@salpaus.fi 

b) Erasmus+ -ohjelma, Beneficiary Module 
Koulutuksen, nuorisoasioiden, urheilun ja kulttuurin pääosasto,  
Yksikkö B.4 – Erasmus+ -ohjelman koordinointi 

c) Opetushallitus / viestintäyksikkö 

Rekisterin vastuuyksikkö 

Rekisterin yhteyshenkilö 

Kehittämiskoordinaattori, kansainväliset asiat   
Elisa Hassinen 
elisa.hassinen@salpaus.fi

Yksikkö B.4 – Erasmus+ -ohjelman koordinointi  
Privacy notice | Erasmus+ and European Solidarity Corps programmes 
sähköposti: eu-erasmus-esc-personal-data@ec.europa.eu.  
 

sähköposti: webmaster@oph.fi tai kirjaamo@oph.fi 
puhelinnumero (vaihde): 029 533 1000 
Tietosuojakäytäntö | Opetushallitus 
Ammatillisten oppilaitosten opiskelijoiden ja henkilöstön kansainvälinen liikkuvuus | Opetushallitus 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset 

Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan henkilötiedot on kerättävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten. Henkilötietojen käsittely vaatii asetuksessa annetun käsittelyperusteen. Asetuksen artiklat 5 ja 6 säätävät käsittelyperusteesta ja käsittelyn lainmukaisuudesta.  

Henkilötietojen käsittely on lainmukaista, jos 6. artiklassa säädetyt edellytykset täyttyvät. Näitä ovat mm. lakisääteinen velvoite, rekisteröidyn suostumus, sopimuksen täytäntöönpano, yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttäminen. 

Henkilötietoja kerätään ja hyödynnetään opiskelijoiden kansainvälisen liikkuvuuden toteuttamiseen ja liikkuvuuksien rahoittajan edellyttämään raportointiin. Tämän velvoitteen toteuttamiseksi ylläpidetään Kansainvälinen liikkuvuus – rekisteriä. Henkilötietojen käsittely perustuu Koulutuskeskus Salpauksen ja Opetushallituksen solmimaan sopimukseen sekä Verohallinnon ohjeisiin. Henkilötiedot käsitellään tietosuojaselosteessa yksilöidyn rekisterinpitäjän vastuulla noudattaen sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä, erityisesti asetusta EU2018/1725.  

Rekisteri on osa Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymän tietoaineistojen ja asiakirjojen hallintaa. Tässä selosteessa kuvataan henkilötietojen käsittelyyn liittyvät asiat. Seloste palvelee mm. EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista rekisterinpitäjän velvoitetta informoida rekisteröitynyttä henkilötietojen käsittelyssä. Rekisteröidyn oikeuksia koskevaa tietoa löytyy Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymän verkkosivulta osoitteesta https://www.salpaus.fi/salpaus/tietosuoja/

Kansainvälinen liikkuvuus – rekisterin tietosisältö 

EU:n Erasmus + -liikkuvuushankkeeseen osallistuvan opiskelijan henkilötiedot: 

Euroopan komission nettisivujen mukaan viimeksi mainittuja tietoja käsitellään, jotta voidaan tunnistaa osallistujien, joilla on muita vähemmän mahdollisuuksia, kohtaamia esteitä. Tieto kerätään vain silloin, kun se saattaa vaikuttaa järjestelyihin, joita hakijan osallistuminen hankkeeseen edellyttää, tai avustuksen yhteydessä saatuihin lisämääriin ja tilastoihin (asetuksen 2021/817 V luvun ja asetuksen 2021/888 16 artiklan mukaisesti).  

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset  

Erasmus+ -liikkuvuuteen osallistuvan henkilötiedot kirjataan Euroopan komission Beneficiary Moduleen.

Opetushallitus kerää ja analysoi tilastot opiskelijoiden kansainvälisestä liikkuvuudesta kaikilta koulutusasteilta ja Koulutuskeskus Salpaus kirjaa tiedot Opetushallituksen järjestelmään vuosittain. Tilastointi koskee kaikkia opiskelijoita, jotka ovat ammatilliseen tutkintoon johtavassa koulutuksessa sekä sen parissa työskenteleviä opettajia ja muuta henkilöstöä.

Koulutuskeskus Salpaus ilmoittaa tiedot apurahoista myös Verohallinnolle.  

Henkilötietojen tietolähteet  

Liikkuvuusjaksolle hakeutuva opiskelija tekee hakemuksen kansainväliselle liikkuvuusjaksolle Salpauksen opintohallintojärjestelmä Wilmaan, josta tulee hakemukselle opiskelijan henkilötiedot. Tiedot saadaan osallistujilta itseltään sekä Salpauksen opintohallintojärjestelmästä. 

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste 

Keskeinen lainsäädäntö: 

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679) 

Tietosuojalaki (1050/2018) 

Hallintolaki 434/2003 

Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) 

Erityislainsäädäntö, salassapitosäädökset 

Euroopan unionin Erasmus+ – ohjelmasta rahoitettujen hankkeiden henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan 23.10.2018 annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EU) 2018/1725.  Privacy notice | Erasmus+ and European Solidarity Corps programmes  

Tietojen säilytysajat  

Salpauksessa säilytetään hankkeiden dokumentit 15 v. hankkeen päättymisestä.  
 
Rekisterin suojauksen periaatteet 

Digitaalisessa muodossa tallennetut tiedot säilytetään kuntayhtymän tietoturvallisilla palvelimilla. 
Paperiset dokumentit säilytetään kulunvalvotuissa tiloissa suljetussa kaapissa. 

Salpauksen tietosuojavastaavan yhteystiedot 

tietosuoja@salpaus.fi 

p. 044 708 0277 ja 044 708 0147 

Rekisterinpitäjä 

Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymä 

p. 03 828 11 (vaihde) 

salpaus@salpaus.fi 

Rekisterin vastuuyksikkö/vastuuhenkilö 

Opintojen ohjaus 

Opetusalapäällikkö Jarimatti Kähärä 

Rekisterin yhteyshenkilö 

Opinto-ohjaaja Hanna Salminen 

hanna.salminen@salpaus.fi 

P. 044 708 0645 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste 

Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 18 §:n mukaan viranomaisen tulee hyvän tiedonhallintatavan luomiseksi ja toteuttamiseksi huolehtia asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä ja suojaamisesta sekä eheydestä ja muusta tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä sekä tässä tarkoituksessa erityisesti pitää luetteloa käsiteltäviksi annetuista ja otetuista sekä ratkaistuista ja käsitellyistä asioista tai muutoin huolehtia siitä, että julkiset asiakirjat ovat vaivattomasti löydettävissä. 

Tämän velvoitteen toteuttamiseksi ylläpidetään Koulutuskeskus Salpauksen alumnirekisteriä. 

Rekisteriä käytetään kuntayhtymän tietoaineistojen ja asiakirjojen hallintaan. Selosteessa kuvataan henkilötietojen käsittelyyn liittyvät asiat, joten seloste palvelee EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista rekisterinpitäjän velvoitetta informoida rekisteröityä henkilötietojen käsittelyssä. 

Rekisteröidyn oikeuksia koskevaa tietoa löytyy Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymän Tietosuoja – Koulutuskeskus Salpaus ja Tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta Rekisteröidyn oikeudet | Tietosuojavaltuutetun toimisto. 

Käsittelyn oikeusperuste 

Keskeinen lainsäädäntö 

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679) 

Tietosuojalaki (1050/2018) 

Kuntalaki (410/2015) 

Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) 

Erityislainsäädäntö, salassapitosäädökset 

Rekisterin tietosisältö 

Alumnirekisteriä käytetään Koulutuskeskus Salpauksen alumnitoiminnan: 

• suunnittelemiseksi ja kehittämiseksi 

• tapahtumien ja muun alumnitoiminnan järjestämistä varten sekä 

• alumnitoiminnasta viestimiseen. 

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja ovat: nimi, syntymävuosi ja yhteystiedot. Lisäksi rekisteri sisältää tietoja opiskeluun ja työhön liittyvistä asioista esim. toimipiste, opintojen aloitus- ja päättymisvuosi, tutkinto ja sen tyyppi sekä rekisteröidyn halukkuus osallistua alumnitoiminnan eri muotoihin. 

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset 

Alumnirekisterin tietoihin on pääsy vain alumnitoimintaa järjestävillä henkilöillä (koulutusalojen opetusalapäälliköt ja opinto-ohjaajat sekä Ohjauspiste Suunnan opinto-ohjaajat).  

Alumnien tietoja voidaan luovuttaa oppilaitoksen sisällä esimerkiksi koulutusalojen yhteyshenkilöille sellaista toimintaa varten, josta alumni on ilmoittanut olevansa kiinnostunut. 

Tietoja ei luovuteta oppilaitoksen ulkopuolelle ilman alumnin erillistä suostumusta. 

Tietojen säilytysajat 

Tiedot säilytetään rekisterin voimassaolo ajan, mikäli rekisteröity ei aikaisemmin ilmoita halukkuudesta omien tietojensa poistamiseen. 

Henkilötietojen tietolähteet 

Tiedot kerätään alumnirekisterin liittymislomakkeella ja henkilöltä itseltään saatavista tiedoista. Mikäli henkilö haluaa peruuttaa antamansa suostumuksen henkilötietojensa käsittelyyn, hän voi ilmoittaa asiasta sähköpostitse osoitteeseen alumnit@salpaus.fi.  

Rekisterin suojauksen periaatteet 

Rekisteriin liitytään Surveypal-lomakkeella. Alumnitoiminnan vastuuhenkilöllä on tunnukset Surveypal-kyselyyn. Vastuuhenkilö ottaa säännöllisesti kyselyn Excel-muotoisen raportin, joka tallennetaan oppilaitoksen palvelimelle. Raportti tallennetaan verkkolevyn kansioon, jonka tietojen käyttöoikeus on rajattu alumnitoiminnasta vastaaviin henkilöihin (yllä mainitut).  

Tiedot säilytetään pääosin sähköisessä muodossa. Mikäli tietoja on tarpeen säilyttää manuaalisessa muodossa, säilytys tapahtuu lukitussa tilassa. 

Tietosuojavastaavan yhteystiedot 

tietosuoja@salpaus.fi 

P. 044 708 0277 ja 044 708 0147. 

Rekisterinpitäjä 

Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymä 

p. 03 828 11 (vaihde) 

salpaus@salpaus.fi 

Rekisterin vastuuyksikkö/vastuuhenkilö 

Opintojen ohjaus 

Opetusalapäällikkö Jarimatti Kähärä  

Rekisterin yhteyshenkilö 

Opinto-ohjaaja Hanna Salminen 

Yhteystiedot 

Ohjauspiste Suunta 

suunta@salpaus.fi 

Ståhlberginkatu 8,  

15110 Lahti 

p. 044 708 0100 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste 

Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 18 §:n mukaan viranomaisen tulee 

hyvän tiedonhallintatavan luomiseksi ja toteuttamiseksi huolehtia asiakirjojen ja 

tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, 

käytettävyydestä ja suojaamisesta sekä eheydestä ja muusta tietojen laatuun vaikuttavista 

tekijöistä sekä tässä tarkoituksessa erityisesti pitää luetteloa käsiteltäviksi annetuista ja 

otetuista sekä ratkaistuista ja käsitellyistä asioista tai muutoin huolehtia siitä, että julkiset 

asiakirjat ovat vaivattomasti löydettävissä. 

Tämän velvoitteen toteuttamiseksi ylläpidetään Ohjauspiste Suunnan asiakasrekisteriä. 

Rekisteriä käytetään kuntayhtymän tietoaineistojen ja asiakirjojen hallintaan. Selosteessa kuvataan henkilötietojen käsittelyyn liittyvät asiat, joten seloste palvelee EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista rekisterinpitäjän velvoitetta informoida rekisteröityä henkilötietojen käsittelyssä. 

Rekisteröidyn oikeuksia koskevaa tietoa löytyy Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymän  

Tietosuoja – Koulutuskeskus Salpaus ja Tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta Rekisteröidyn oikeudet | Tietosuojavaltuutetun toimisto. 

Käsittelyn oikeusperuste 

Keskeinen lainsäädäntö 

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679) 

Tietosuojalaki (1050/2018) 

Kuntalaki (410/2015) 

Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) 

Erityislainsäädäntö, salassapitosäädökset 

Rekisterin tietosisältö 

Ohjauspiste Suunnan asiakasrekisteriin kerätään tietoja sekä ohjaukseen tulevista asiakkaista että alueen ohjaustoimijoista. Ohjauspiste Suunta tarjoaa ohjausta koulutukseen hakeutumiseen liittyvissä kysymyksissä. Ohjaus tapahtuu paikan päällä tai etänä ajanvarauksella tai ilman ajan varaamista ennakkoon. 

Ohjaukseen tulevista asiakkaista kerätään ohjaustapaamisten järjestämisessä, ohjauksen toteuttamisessa ja asiakaspalautteen keräämisessä tarvittavia tietoja. Näitä tietoja ovat asiakkaan nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite sekä asiakaskäynnin ajankohta ja toteutustapa (etänä tai asiakaspalvelupisteellä). Lisäksi asiakkaat voivat halutessaan ilmoittaa muita ohjaukseen liittyviä tietoja, esimerkiksi ennakkotietoja heitä kiinnostavista koulutusaloista.   

Lisäksi asiakasrekisterissä säilytetään alueen ohjaustoimijoiden yhteystietoja, joita käytetään ajankohtaisista asioista ja tilaisuuksista tiedottamiseen ym. verkostoyhteistyöhön. Ohjaustoimijoista kerätään seuraavia tietoja: henkilön nimi, puhelinnumero, työtehtävä/ammattinimike, sähköpostiosoite sekä oppilaitos tai muu organisaatio, jota ohjaustoimija edustaa. 

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset 

Tietoja ei luovuteta muihin käyttötarkoituksiin.  

Tietojen säilytysajat 

Ohjausasiakkaiden henkilötiedot poistetaan rekisteristä kahden viikon kuluttua asiakkaan käynnistä.  

Ohjaustoimijoiden tietoja säilytetään rekisterissä toistaiseksi. Tiedot poistetaan rekisteristä, jos saadaan tieto, ettei henkilö enää toimi kyseisessä tehtävässä. Ohjaustoimijat voivat myös itse pyytää yhteystietojensa poistamista rekisteristä sähköpostitse osoitteesta suunta@salpaus.fi.  

Henkilötietojen tietolähteet 

Ohjausasiakkaiden tiedot saadaan asiakkaiden tekemien ajanvarauksen yhteydessä tai niitä voidaan pyytää heiltä ohjauksen yhteydessä esimerkiksi lisätietojen lähettämistä varten.  

Ohjaustoimijoiden yhteystiedot kerätään heidän edustamiensa organisaatioiden verkkosivuilta tai he ilmoittavat ne itse Ohjauspiste Suuntaan. Ohjaustoimijat voivat myös liittyä Ohjauspiste Suunnan sähköpostilistalle Salpauksen verkkosivuilla olevan linkin kautta, jolloin heidän yhteystietonsa lisätään rekisteriin.  

Rekisterin suojauksen periaatteet 

Asiakasrekisteri on ainoastaan Ohjauspiste Suunnan toimijoiden käytössä. Pääsy järjestelmään varmistetaan käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Myös ohjaushenkilöiden yhteystiedoista koostuva rekisteri suojataan samoin periaattein ja rekisteri on vain Ohjauspiste Suunnan käytössä. Aineistoa säilytetään vain sähköisessä muodossa. 

Tietosuojavastaavan yhteystiedot 

tietosuoja@salpaus.fi 

P. 044 708 0277 ja 044 708 0147 

Rekisterinpitäjä

Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymä

p. 03 828 11 (vaihde)

salpaus@salpaus.fi

 

Rekisterin vastuuyksikkö/vastuuhenkilö

Kiinteistöpalvelut

Rekisterin yhteyshenkilö

Tilapalvelupäällikkö Ville Rainisto

Puh. 050 502 0646

ville.rainisto@salpaus.fi

Teknisen palvelun päällikkö Hannu Toivonen

Puh. 050 502 0645

hannu.toivonen@salpaus.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan henkilötiedot on kerättävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten. Henkilötietojen käsittely vaatii asetuksessa annetun käsittelyperusteen. Asetuksen artiklat 5 ja 6 säätävät käsittelyn periaatteista ja käsittelyn lainmukaisuudesta.

Henkilötietojen käsittely on lainmukaista, jos 6. artiklassa säädetyt edellytykset täyttyvät. Näitä ovat lakisääteinen velvoite, rekisteröidyn suostumus, sopimuksen täytäntöönpano, yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen, oikeutettu etu tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttäminen.

Tämän velvoitteen toteuttamiseksi ylläpidetään rekisteriä Kamera- ja kulunvalvonnan rekisteriä.

Selosteessa kuvataan henkilötietojen käsittelyyn liittyvät asiat, joten seloste palvelee mm. EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista rekisterinpitäjän velvoitetta informoida rekisteröityä henkilötietojen käsittelyssä.

Rekisteröidyn oikeuksia koskevaa tietoa löytyy Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymän verkkosivulta osoitteesta https://www.salpaus.fi/info/tietosuoja/ ja Tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta osoitteesta https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet.

Käsittelyn oikeusperuste

Keskeinen lainsäädäntö

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679)

Tietosuojalaki (1050/2018)

Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) Työelämän tietosuojalaki

Hallintolaki 434/2003

Kuntalaki (410/2015)

Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)

Erityislainsäädäntö, salassapitosäädökset

Rekisterin tietosisältö

Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymässä kamera- ja kulunvalvontaa toteutetaan seuraavia tarkoituksia varten:

Kulunvalvontarekisterin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, yhteystiedot; puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Kameravalvonta tallentaa henkilön kuvan.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Kameravalvonnan tallenteita luovutetaan ainoastaan poliisiviranomaisen pyynnöstä ja tilanteissa, joissa selvitettävänä on henkilöön tai omaisuuteen kohdistunut rikos, turvallisuuden tai terveyden vaarantuminen tai sen uhka sekä väkivaltatilanteiden selvittäminen.

Tietojen säilytysajat

Kameravalvonnan tallenteet säilyvät enintään yhdestä kolmeen viikkoon riippuen järjestelmän ominaisuuksista.

Henkilötietojen tietolähteet

Henkilötiedot kulunvalvonnan osalta saadaan henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmistä.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Pääsy kulunvalvonnan rekisteriin on suojattu salasanoin. Rekisterin käyttöoikeudet on määritetty työntekijäkohtaisesti työtehtävien mukaan.

Kameravalvonnan käyttö on ohjeistettu. Ohjeistus on hyväksytty Koulutuskeskus Salpauksen johtoryhmässä syyskuussa 2019. Pääsy järjestelmään on vain ko. tarkoitukseen nimetyillä henkilöillä, jotka ovat saaneet tunnukset (henkilökohtainen salasana), ohjeistuksen ja koulutuksen ohjelman käyttöön. Live-kuvan katseluoikeus on vain erikseen nimetyillä henkilöillä.

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja@salpaus.fi

P. 044 708 0277 ja 044 708 0147

Sisältö tulossa

Sisältö tulossa

Sisältö tulossa

Sisältö tulossa

Sisältö tulossa

Rekisterinpitäjä

Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymä

p. 03 828 11 (vaihde)

salpaus@salpaus.fi

 

Rekisterin vastuuyksikkö/vastuuhenkilö

Talouspalvelut

Rekisterin yhteyshenkilö

Talouspäällikkö Merja Helminen

Puh. 050 538 2360, merja.helminen@salpaus.fi

Kirjanpitopäällikkö Aleksi Teräväinen

Puh. 044 708 0270, aleksi.teravainen@salpaus.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan henkilötiedot on kerättävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten. Henkilötietojen käsittely vaatii asetuksessa annetun käsittelyperusteen. Asetuksen artiklat 5 ja 6 säätävät henkilötietojen käsittelyä koskevista periaatteista ja käsittelyn lainmukaisuudesta.

Henkilötietojen käsittely on lainmukaista, jos 6. artiklassa säädetyt edellytykset täyttyvät. Näitä ovat mm. lakisääteinen velvoite, rekisteröidyn suostumus, sopimuksen täytäntöönpano, yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttäminen.

Rekisterinpitäjälle kuuluvan velvoitteen toteuttamiseksi ylläpidetään rekisteriä: Taloushallinnon perusrekisteri, budjetoinnin henkilörekisteri, ostoreskontran ja laskujen kierron toimittajarekisteri, myyntilaskutuksen ja -reskontran, perinnän ja kassanhallinnan ja verkkokaupan asiakasrekisteri

Rekisterin tietoja käytetään kuntayhtymän tietoaineistojen ja asiakirjojen hallintaan. Selosteessa kuvataan henkilötietojen käsittelyyn liittyvät asiat, joten seloste palvelee mm. EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista rekisterinpitäjän velvoitetta informoida rekisteröityä henkilötietojen käsittelyssä.

Rekisteröidyn oikeuksia koskevaa tietoa löytyy Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymän verkkosivulta osoitteesta https://www.salpaus.fi/info/tietosuoja/ ja Tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta osoitteesta https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet.

Käsittelyn oikeusperuste

Keskeinen lainsäädäntö

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679)

Tietosuojalaki (1050/2018)

Hallintolaki 434/2003

Kuntalaki (410/2015)

Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)

Kirjanpitolaki (1336/1997)

Erityislainsäädäntö, salassapitosäädökset

Rekisterin tietosisältö

Asiakkaasta/toimittajasta/palkansaajasta rekisteröidään ainoastaan ostoissa, laskutuksessa, kassanhallinnassa ja perinnässä sekä henkilöstökulujen budjetoinnissa tarpeellinen tieto. Henkilöt, jotka joko laskuttavat tai maksavat käteis- ja korttimaksuja käteiskassoihin sekä Salpausta, tai joita Salpaus laskuttaa.

Myyntireskontra: Asiakasnumero, nimi- ja osoitetiedot, verkkolaskutusosoite, henkilö-/y-tunnus, laskutustiedot, saatavat

Ostoreskontra: nimi- ja osoitetiedot, sähköinen osoite, henkilö-/y-tunnus, pankkiyhteystiedot, maksutiedot

Henkilöstökulujen suunnittelu: Nimi, henkilönumero, palkan muodostumiseen vaikuttavat eri tekijät.

Henkilötietojen käsittely: Organisaation keskitetyn asiakasrekisterin ylläpito ostolaskujen, laskutuksen ja perinnän sekä palkkakulujen budjetoinnin tarpeisiin. Organisaation kirjanpidon toteuttaminen, budjetoinnin henkilöstökulujen suunnittelu, ostolaskujen käsittely ja ostoreskontran hoito, myyntisaatavien laskuttaminen ja perintä, maksuliikenteen ja kassan ja verkkokaupan hoito.

Tietosisältö: Ostolaskussa olevat tiedot, myyntilaskujen tekemiseen tarvittavat tiedot, henkilöstökulujen muodostumiseksi tarvittavat tiedot.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Myyntireskontran tietoja luovutetaan perintätoimistolle ja ulosottoviranomaiselle saatavien perimiseksi. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Tietojen säilytysajat

Tietoja säilytetään toistaiseksi rekisterin voimassaolo ajan.

Henkilötietojen tietolähteet

Rekisterin tiedot saadaan asiakkaalta itseltään tai tietyissä tilanteissa opiskelijahallintojärjestelmästä.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tietoja käytetään tietojärjestelmässä, jossa järjestelmään pääsy on mahdollista henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella. Aineistoon pääsy on vain rajatuilla käyttäjillä käyttöoikeuksien mukaisesti.

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja@salpaus.fi

P. 044 708 0277 ja 044 708 0147