Rekisterinpitäjä

Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymä

p. 03 828 11 (vaihde)

salpaus@salpaus.fi

 

Rekisterin vastuuyksikkö/vastuuhenkilö

Laura Linnavuori

Opiskelijapalvelupäällikkö

Puh. +358 447081323

laura.linnavuori@salpaus.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan henkilötiedot on kerättävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten. Henkilötietojen käsittely vaatii asetuksessa annetun käsittelyperusteen. Asetuksen artiklat 5 ja 6 säätävät käsittelyperusteesta ja käsittelyn lainmukaisuudesta.

Henkilötietojen käsittely on lainmukaista, jos 6. artiklassa säädetyt edellytykset täyttyvät. Näitä ovat mm. lakisääteinen velvoite, rekisteröidyn suostumus, sopimuksen täytäntöönpano, yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttäminen.

Tämän velvoitteen toteuttamiseksi ylläpidetään Opiskelija- ja opintotietojen hallintarekisteriä (Visma InSchool).

Rekisteriä käytetään kuntayhtymän tietoaineistojen ja asiakirjojen hallintaan. Selosteessa kuvataan henkilötietojen käsittelyyn liittyvät asiat, joten seloste palvelee mm. EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista rekisterinpitäjän velvoitetta informoida rekisteröityä henkilötietojen käsittelyssä.

Käsittelyn oikeusperuste

Keskeinen lainsäädäntö

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679)

Tietosuojalaki (1050/2018)

Hallintolaki 434/2003

Kuntalaki (410/2015)

Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)

Erityislainsäädäntö, salassapitosäädökset

Opiskelija- ja opintotietojen hallintajärjestelmän henkilötietojen käsittelyperusteena on lakisääteisen tehtävän hoitaminen.

Rekisterin käsittelyperusteet ja tietosisältö

Rekisteriä käytetään ammatillisen koulutuksen järjestämisen välttämättömien sekä toiminnassa syntyvien tietojen hallintaan. Rekisterissä ylläpidetään opiskelijoiden henkilötiedot, opiskeluoikeuksien tiedot, opintojen suoritushallinto, opetuksen suunnittelu, resurssointi ja työjärjestykset, oppi- ja koulutussopimushallinta sekä opiskelijoiden, huoltajien, henkilöstön sekä koulutuksen sidosryhmien palvelut. Rekisterissä myös ylläpidetään oppilaitokseen hakeutuvien henkilötietoja opiskelijavalintaa varten. Rekisterin sisältämiä henkilötietoja käytetään myös opiskelijaterveydenhuollon ja kuraattoripalveluiden järjestämisessä.

Visma InSchool-järjestelmän Primus on tietojärjestelmän ydin. Se ei tarvitse rinnalleen muuta ohjelmistoa tai järjestelmää. Muita järjestelmään kuuluvia apu- tai työkaluohjelmia ovat Kurre sekä Kurren ja Primuksen yhteinen www-liittymä Wilma ja Wilma-sovellus.

Visma InSchool-järjestelmä sisältää seuraavat henkilörekisterit:

Opiskelijoiden henkilötiedot: henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoite, sukupuoli, kansalaisuus, äidinkieli, kotikunta, opiskelijanumero (paikallinen) sekä OID (kansallinen opiskelijanumero).

Huoltajien henkilötiedot (nuoret alle 18-vuotiaat): nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Hakijan tiedot: perustiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kansalaisuus, äidinkieli, kotikunta) lähiomaisen tiedot

Opettajien henkilötiedot (nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero)

Henkilökunnan henkilötiedot: nimi, henkilötunnus ja oppijanumero, sähköpostitunnus, puhelinnumero.

Työpaikkaohjaajan henkilötiedot: nimi, osoite, puhelinnumero, työpaikka, henkilötunnus ja oppijanumero.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterin tietoja käytetään lakisääteiseen tilastointiin sekä välitetään valtakunnalliseen Koski ja eHOKS-palveluun.

Henkilöön kohdistuvia tietoja luovutetaan säännöllisesti viranomaistahoille kuten Kansaneläkelaitos, työvoimaviranomaiset, Opetushallitus viranomaistiedonkeruiden mukaisesti,

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta EU:n ulkopuolelle. Opiskelijan ollessa työharjoittelussa ulkomailla, luovutetaan ainoastaan perustiedot.

Tietojen säilytysajat

Tiedot säilytetään Kansallisarkiston määräysten ja Tiedonhallintalautakunnan suositusten mukaisesti. Järjestelmään sisältyvä tietovaranto voidaan lakisääteisyytensä perusteella säilyttää tietojärjestelmässä.

Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot saadaan hakijalta, opiskelijalta ja huoltajalta itseltään. Lisäksi myös: opintopolkupalvelu, toimeksiantajan lähetetiedot (Kela), koulutukseen hakeutuminen Opintopolku.fi -palvelun kautta, työnantajien antamat tiedot, työvoimaviranomaisen antamat tiedot.

Henkilökunnan ja opettajien tiedot siirtymät automaattisesti henkilöstöhallinnosta.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Analoginen tausta aineisto: opiskelijatiedot säilytetään valvotusti opintosihteerien ja opinto-ohjaajien lukituissa käsiarkistoissa. Todistuskopiot säilytetään tällä hetkellä kuntayhtymän päätearkistossa analogisessa muodossa.

Tietojärjestelmän aineisto: järjestelmän käyttö on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Rekisteri on eriytetty julkisesta verkosta, palvelintila on lukittu ja suojattu. Tietojen varmuuskopioita säilytetään erillisessä ympäristössä. Varmuuskopioihin pääsy on vain nimetyillä henkilöillä.

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja@salpaus.fi

P. 044 708 0277 ja 044 708 0147

Rekisterinpitäjä

Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymä

p. 03 828 11 (vaihde)

salpaus@salpaus.fi

 

Rekisterin vastuuyksikkö/vastuuhenkilö

Tietohallintopalvelut

Rekisterin yhteyshenkilö

Järjestelmäsuunnittelija

Hanna Toijala
hanna.toijala@salpaus.fi

p. 050 385 5562

Henkilötietojen käsittelijä
Mediamaisteri Oy

PL 82 (Erkkilänkatu 11)

33101 Tampere

010 281 8000

info@mediamaisteri.com

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan henkilötiedot on kerättävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten. Henkilötietojen käsittely vaatii asetuksessa annetun käsittelyperusteen. Asetuksen artiklat 5 ja 6 säätävät käsittelyperusteesta ja käsittelyn lainmukaisuudesta.

Henkilötietojen käsittely on lainmukaista, jos 6. artiklassa säädetyt edellytykset täyttyvät. Näitä ovat mm. lakisääteinen velvoite, rekisteröidyn suostumus, sopimuksen täytäntöönpano, yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttäminen.

Tämän velvoitteen toteuttamiseksi ylläpidetään Oppimisen ja osaamisen kehittämisen verkkoympäristön käyttäjärekisteriä. Henkilötietojen käsittely perustuu lakiin perustuvan tehtävän hoitamiseen.

Rekisteriä käytetään kuntayhtymän tietoaineistojen ja asiakirjojen hallintaan. Selosteessa kuvataan henkilötietojen käsittelyyn liittyvät asiat. Seloste palvelee mm. EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista rekisterinpitäjän velvoitetta informoida rekisteröityä henkilötietojen käsittelyssä.

Rekisteröidyn oikeuksia koskevaa tietoa löytyy Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymän verkkosivulta osoitteesta https://www.salpaus.fi/info/tietosuoja/ ja Tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta osoitteesta https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet.

Käsittelyn oikeusperuste

Keskeinen lainsäädäntö

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679)

Tietosuojalaki (1050/2018)

Hallintolaki 434/2003

Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)

Erityislainsäädäntö, salassapitosäädökset

Rekisterin tietosisältö ja käsittelyn tarkoitus

Rekisteri sisältää käyttäjien perusyhteystietoja, kuten nimi, sähköpostiosoite, käyttäjätunnus, ICQ-tunnus, nimike ja esihenkilön nimi.

Lisäksi käyttäjä voi tallentaa järjestelmään täydentäviä henkilötietoja, kuten kuvan, puhelinnumeron ja kiinnostuksen kohteet.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Käyttäjän sähköpostiosoite näkyy muille käyttäjille. Lisäksi käyttäjä voi asettaa muita henkilötietojaan näkyville muille järjestelmän käyttäjille. Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tietojen säilytysajat

Henkilötiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita käyttötarkoituksen täyttämistä varten. Ei-aktiivisten opiskelijoiden poistumisprosessi (2 vuotta). Henkilöstöön kuuluneiden poistaminen tehdään pääkäyttäjän (Hanna Toijala) toimesta palvelusuhdetiedon mukaan (4 kertaa vuodessa).

Henkilötietojen tietolähteet

Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri on suojattu käyttäjätunnuksilla, salasanoilla sekä organisaation teknisillä ja hallinnollisilla tietoturvatoimenpiteillä. Käyttäjärekisteriä pääsevät käsittelemään ainoastaan tehtävään nimetyt henkilöt. Henkilötietojen käsittelijöillä on salassapitovelvollisuus.

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja@salpaus.fi

P. 044 708 0277 ja 044 708 0147

Rekisterinpitäjä 

a) Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymä 
p. 03 828 11 (vaihde) 
salpaus@salpaus.fi 

b) EURA 2021 -järjestelmän omistaa ja rekisterinpitäjänä toimii  
Työ- ja elinkeinoministeriö, PL 32, 00023 Valtioneuvosto  
kirjaamo.tem@gov.fi 
puh. 0295 16001 

Rekisterin vastuuyksikkö 

Rekisterin yhteyshenkilö 

Projektiassistentti Minna Wright 
minna.wright@salpaus.fi 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset 

Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan henkilötiedot on kerättävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten. Henkilötietojen käsittely vaatii asetuksessa annetun käsittelyperusteen. Asetuksen artiklat 5 ja 6 säätävät käsittelyperusteesta ja käsittelyn lainmukaisuudesta.  

Henkilötietojen käsittely on lainmukaista, jos 6. artiklassa säädetyt edellytykset täyttyvät. Näitä ovat mm. lakisääteinen velvoite, rekisteröidyn suostumus, sopimuksen täytäntöönpano, yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttäminen. 

Opetus- ja kulttuuriministeriön, Opetushallituksen, Aluehallintoviraston tai muiden Suomen viranomaisten rahoittamilla kansallisilla kehittämishankkeilla kehitetään Koulutuskeskus Salpauksen toimintaa. 

Tämän velvoitteen toteuttamiseksi ylläpidetään Kehittämishankkeet – rekisteriä.   
Henkilötietojen käsittely perustuu rahoittavan viranomaisen antamaan rahoituspäätökseen. Henkilötietoja kerätään ja hyödynnetään hankkeen toteuttamiseen ja rahoittajan edellyttämään raportointiin.  

Rekisteri on osa Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymän tietoaineistojen ja asiakirjojen hallintaa. Selosteessa kuvataan henkilötietojen käsittelyyn liittyvät asiat. Seloste palvelee mm. EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista rekisterinpitäjän velvoitetta informoida rekisteröitynyttä henkilötietojen käsittelyssä. 

Rekisteröidyn oikeuksia koskevaa tietoa löytyy Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymän verkkosivulta osoitteesta https://www.salpaus.fi/salpaus/tietosuoja/

Henkilötietoja kerätään erilaisista syistä: 

a) Salpauksen hankkeiden järjestämiin tilaisuuksiin ja tapahtumien järjestämistä varten kerätään osallistujista: nimi, sähköposti, puhelinnumero ja organisaatio sekä tarvittaessa työnimike ja ruokavalio.  

Hankkeessa työskennelleiden henkilöiden nimitiedot ja hanketyöhön liittyvä työajanseuranta kerätään, jotta palkkakustannukset voidaan kohdentaa hankkeelle.   

b) EURA 2021 – tietojärjestelmää käytetään vahvasti tunnistautuneena Digi- ja väestötietoviraston Suomi.fi-tunnistuspalvelun kautta. Järjestelmässä asiointi tapahtuu vain sähköisesti. Rakennerahastohankkeisiin osallistuneiden henkilötietoja ei säilytetä Koulutuskeskus Salpauksessa.  

 Hankkeisiin osallistuneet henkilöt ilmoittavat järjestelmässä aloitus- ja lopetusvaiheissa tarvittavat tietonsa. Osallistujien tietoja käytetään raportoitaessa hankkeiden vaikutuksia mm. Euroopan komissiolle sekä yhteydenpitoon hanketoteuttajien ja osallistuneiden henkilöiden välillä.  

Tuen saajan (Koulutuskeskus Salpaus) on hankkeeseen osallistuvan henkilön pyynnöstä avustettava tätä henkilötietojen tallentamisessa. Tuen saaja (Koulutuskeskus Salpaus toimii tällöin henkilötietojen käsittelijänä.  

EURA 2021 – järjestelmässä hankkeisiin osallistuvista henkilöistä kerättävät tiedot: 
-hankekoodi 
– henkilötunnus 
– sukupuoli 
– sukunimi  
– etunimet 
– lähiosoite, postinumero ja postitoimipaikka 
– sähköpostiosoite 
– osallistumisen aloituspäivämäärä 
– korkein koulutustaso 
– tieto työmarkkina-asemasta aloitushetkellä 
– osallistumisen päättymispäivämäärä 
– tieto työmarkkina-asemasta päättymishetkellä 
– tieto hankkeen aikana mahdollisesti suoritetusta tutkinnosta tai saavutetusta ammattipätevyydestä. 

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset  

Hankkeessa työskennelleiden henkilöiden nimitiedot ja hanketyöhön liittyvä palkka-aineisto sekä nimenkirjoitusoikeuden haltijoiden nimi- ja nimiketiedot luovutetaan virkamiehelle, tilintarkastajille tai viranomaisen valtuuttamalle ulkopuoliselle tilintarkastajalle viranomaisen pyynnöstä. 

Henkilötietojen tietolähteet  

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste 

Keskeinen lainsäädäntö: 

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679) 

Tietosuojalaki (1050/2018) 

Hallintolaki (434/2003) 

Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) 

Erityislainsäädäntö, salassapitosäädökset 

EURA 2021 -järjestelmän oikeusperustasta säädetään kansallisesti alueiden kehittämisen ja Euroopan unionin alue- ja rakennepolitiikan hankkeiden rahoittamisesta annetun lain (757/2021) 50 §:ssä  
Järjestelmän EU-oikeudellisesta perustasta on säädetty Euroopan parlamentin ja neuvoston niin kutsutun yleisasetuksen (EU) 2021/1060 69 artiklassa.

Tietojen säilytysajat  

(KA 158/43/01) 

Rekisterin suojauksen periaatteet 

Salpauksen tietosuojavastaavan yhteystiedot 

tietosuoja@salpaus.fi 

P. 044 708 0277 ja 044 708 0147 

Lähde: 
Tietosuojakäytäntö. 2021 – EU:n alue- ja rakennepolitiikan rahastojen digitaalinen palvelukokonaisuus ohjelmakaudelle 2021–2027 / 20.2.2025. VN/12036/2019. Työ- ja elinkeinoministeriö.  
Tietosuojakaytanto_EURA_2021.pdf 

Rekisterinpitäjä 

a) Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymä 
p. 03 828 11 (vaihde) 
salpaus@salpaus.fi 

b) Erasmus+ -ohjelma, Beneficiary Module 
Koulutuksen, nuorisoasioiden, urheilun ja kulttuurin pääosasto,  
Yksikkö B.4 – Erasmus+ -ohjelman koordinointi 

c) Opetushallitus / viestintäyksikkö 

Rekisterin vastuuyksikkö 

Rekisterin yhteyshenkilö 

Kehittämiskoordinaattori, kansainväliset asiat   
Elisa Hassinen 
elisa.hassinen@salpaus.fi

Yksikkö B.4 – Erasmus+ -ohjelman koordinointi  
Privacy notice | Erasmus+ and European Solidarity Corps programmes 
sähköposti: eu-erasmus-esc-personal-data@ec.europa.eu.  
 

sähköposti: webmaster@oph.fi tai kirjaamo@oph.fi 
puhelinnumero (vaihde): 029 533 1000 
Tietosuojakäytäntö | Opetushallitus 
Ammatillisten oppilaitosten opiskelijoiden ja henkilöstön kansainvälinen liikkuvuus | Opetushallitus 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset 

Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan henkilötiedot on kerättävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten. Henkilötietojen käsittely vaatii asetuksessa annetun käsittelyperusteen. Asetuksen artiklat 5 ja 6 säätävät käsittelyperusteesta ja käsittelyn lainmukaisuudesta.  

Henkilötietojen käsittely on lainmukaista, jos 6. artiklassa säädetyt edellytykset täyttyvät. Näitä ovat mm. lakisääteinen velvoite, rekisteröidyn suostumus, sopimuksen täytäntöönpano, yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttäminen. 

Henkilötietoja kerätään ja hyödynnetään opiskelijoiden kansainvälisen liikkuvuuden toteuttamiseen ja liikkuvuuksien rahoittajan edellyttämään raportointiin. Tämän velvoitteen toteuttamiseksi ylläpidetään Kansainvälinen liikkuvuus – rekisteriä. Henkilötietojen käsittely perustuu Koulutuskeskus Salpauksen ja Opetushallituksen solmimaan sopimukseen sekä Verohallinnon ohjeisiin. Henkilötiedot käsitellään tietosuojaselosteessa yksilöidyn rekisterinpitäjän vastuulla noudattaen sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä, erityisesti asetusta EU2018/1725.  

Rekisteri on osa Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymän tietoaineistojen ja asiakirjojen hallintaa. Tässä selosteessa kuvataan henkilötietojen käsittelyyn liittyvät asiat. Seloste palvelee mm. EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista rekisterinpitäjän velvoitetta informoida rekisteröitynyttä henkilötietojen käsittelyssä. Rekisteröidyn oikeuksia koskevaa tietoa löytyy Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymän verkkosivulta osoitteesta https://www.salpaus.fi/salpaus/tietosuoja/

Kansainvälinen liikkuvuus – rekisterin tietosisältö 

EU:n Erasmus + -liikkuvuushankkeeseen osallistuvan opiskelijan henkilötiedot: 

Euroopan komission nettisivujen mukaan viimeksi mainittuja tietoja käsitellään, jotta voidaan tunnistaa osallistujien, joilla on muita vähemmän mahdollisuuksia, kohtaamia esteitä. Tieto kerätään vain silloin, kun se saattaa vaikuttaa järjestelyihin, joita hakijan osallistuminen hankkeeseen edellyttää, tai avustuksen yhteydessä saatuihin lisämääriin ja tilastoihin (asetuksen 2021/817 V luvun ja asetuksen 2021/888 16 artiklan mukaisesti).  

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset  

Erasmus+ -liikkuvuuteen osallistuvan henkilötiedot kirjataan Euroopan komission Beneficiary Moduleen.

Opetushallitus kerää ja analysoi tilastot opiskelijoiden kansainvälisestä liikkuvuudesta kaikilta koulutusasteilta ja Koulutuskeskus Salpaus kirjaa tiedot Opetushallituksen järjestelmään vuosittain. Tilastointi koskee kaikkia opiskelijoita, jotka ovat ammatilliseen tutkintoon johtavassa koulutuksessa sekä sen parissa työskenteleviä opettajia ja muuta henkilöstöä.

Koulutuskeskus Salpaus ilmoittaa tiedot apurahoista myös Verohallinnolle.  

Henkilötietojen tietolähteet  

Liikkuvuusjaksolle hakeutuva opiskelija tekee hakemuksen kansainväliselle liikkuvuusjaksolle Salpauksen opintohallintojärjestelmä Wilmaan, josta tulee hakemukselle opiskelijan henkilötiedot. Tiedot saadaan osallistujilta itseltään sekä Salpauksen opintohallintojärjestelmästä. 

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste 

Keskeinen lainsäädäntö: 

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679) 

Tietosuojalaki (1050/2018) 

Hallintolaki 434/2003 

Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) 

Erityislainsäädäntö, salassapitosäädökset 

Euroopan unionin Erasmus+ – ohjelmasta rahoitettujen hankkeiden henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan 23.10.2018 annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EU) 2018/1725.  Privacy notice | Erasmus+ and European Solidarity Corps programmes  

Tietojen säilytysajat  

Salpauksessa säilytetään hankkeiden dokumentit 15 v. hankkeen päättymisestä.  
 
Rekisterin suojauksen periaatteet 

Digitaalisessa muodossa tallennetut tiedot säilytetään kuntayhtymän tietoturvallisilla palvelimilla. 
Paperiset dokumentit säilytetään kulunvalvotuissa tiloissa suljetussa kaapissa. 

Salpauksen tietosuojavastaavan yhteystiedot 

tietosuoja@salpaus.fi 

p. 044 708 0277 ja 044 708 0147 

Rekisterinpitäjä 

Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymä 

p. 03 828 11 (vaihde) 

salpaus@salpaus.fi 

Rekisterin vastuuyksikkö/vastuuhenkilö 

Opintojen ohjaus 

Opetusalapäällikkö Jarimatti Kähärä 

Rekisterin yhteyshenkilö 

Opinto-ohjaaja Hanna Salminen 

hanna.salminen@salpaus.fi 

P. 044 708 0645 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste 

Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 18 §:n mukaan viranomaisen tulee hyvän tiedonhallintatavan luomiseksi ja toteuttamiseksi huolehtia asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä ja suojaamisesta sekä eheydestä ja muusta tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä sekä tässä tarkoituksessa erityisesti pitää luetteloa käsiteltäviksi annetuista ja otetuista sekä ratkaistuista ja käsitellyistä asioista tai muutoin huolehtia siitä, että julkiset asiakirjat ovat vaivattomasti löydettävissä. 

Tämän velvoitteen toteuttamiseksi ylläpidetään Koulutuskeskus Salpauksen alumnirekisteriä. 

Rekisteriä käytetään kuntayhtymän tietoaineistojen ja asiakirjojen hallintaan. Selosteessa kuvataan henkilötietojen käsittelyyn liittyvät asiat, joten seloste palvelee EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista rekisterinpitäjän velvoitetta informoida rekisteröityä henkilötietojen käsittelyssä. 

Rekisteröidyn oikeuksia koskevaa tietoa löytyy Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymän Tietosuoja – Koulutuskeskus Salpaus ja Tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta Rekisteröidyn oikeudet | Tietosuojavaltuutetun toimisto. 

Käsittelyn oikeusperuste 

Keskeinen lainsäädäntö 

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679) 

Tietosuojalaki (1050/2018) 

Kuntalaki (410/2015) 

Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) 

Erityislainsäädäntö, salassapitosäädökset 

Rekisterin tietosisältö 

Alumnirekisteriä käytetään Koulutuskeskus Salpauksen alumnitoiminnan: 

• suunnittelemiseksi ja kehittämiseksi 

• tapahtumien ja muun alumnitoiminnan järjestämistä varten sekä 

• alumnitoiminnasta viestimiseen. 

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja ovat: nimi, syntymävuosi ja yhteystiedot. Lisäksi rekisteri sisältää tietoja opiskeluun ja työhön liittyvistä asioista esim. toimipiste, opintojen aloitus- ja päättymisvuosi, tutkinto ja sen tyyppi sekä rekisteröidyn halukkuus osallistua alumnitoiminnan eri muotoihin. 

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset 

Alumnirekisterin tietoihin on pääsy vain alumnitoimintaa järjestävillä henkilöillä (koulutusalojen opetusalapäälliköt ja opinto-ohjaajat sekä Ohjauspiste Suunnan opinto-ohjaajat).  

Alumnien tietoja voidaan luovuttaa oppilaitoksen sisällä esimerkiksi koulutusalojen yhteyshenkilöille sellaista toimintaa varten, josta alumni on ilmoittanut olevansa kiinnostunut. 

Tietoja ei luovuteta oppilaitoksen ulkopuolelle ilman alumnin erillistä suostumusta. 

Tietojen säilytysajat 

Tiedot säilytetään rekisterin voimassaolo ajan, mikäli rekisteröity ei aikaisemmin ilmoita halukkuudesta omien tietojensa poistamiseen. 

Henkilötietojen tietolähteet 

Tiedot kerätään alumnirekisterin liittymislomakkeella ja henkilöltä itseltään saatavista tiedoista. Mikäli henkilö haluaa peruuttaa antamansa suostumuksen henkilötietojensa käsittelyyn, hän voi ilmoittaa asiasta sähköpostitse osoitteeseen alumnit@salpaus.fi.  

Rekisterin suojauksen periaatteet 

Rekisteriin liitytään Surveypal-lomakkeella. Alumnitoiminnan vastuuhenkilöllä on tunnukset Surveypal-kyselyyn. Vastuuhenkilö ottaa säännöllisesti kyselyn Excel-muotoisen raportin, joka tallennetaan oppilaitoksen palvelimelle. Raportti tallennetaan verkkolevyn kansioon, jonka tietojen käyttöoikeus on rajattu alumnitoiminnasta vastaaviin henkilöihin (yllä mainitut).  

Tiedot säilytetään pääosin sähköisessä muodossa. Mikäli tietoja on tarpeen säilyttää manuaalisessa muodossa, säilytys tapahtuu lukitussa tilassa. 

Tietosuojavastaavan yhteystiedot 

tietosuoja@salpaus.fi 

P. 044 708 0277 ja 044 708 0147. 

Rekisterinpitäjä 

Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymä 

p. 03 828 11 (vaihde) 

salpaus@salpaus.fi 

Rekisterin vastuuyksikkö/vastuuhenkilö 

Opintojen ohjaus 

Opetusalapäällikkö Jarimatti Kähärä  

Rekisterin yhteyshenkilö 

Opinto-ohjaaja Hanna Salminen 

Yhteystiedot 

Ohjauspiste Suunta 

suunta@salpaus.fi 

Ståhlberginkatu 8,  

15110 Lahti 

p. 044 708 0100 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste 

Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 18 §:n mukaan viranomaisen tulee 

hyvän tiedonhallintatavan luomiseksi ja toteuttamiseksi huolehtia asiakirjojen ja 

tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, 

käytettävyydestä ja suojaamisesta sekä eheydestä ja muusta tietojen laatuun vaikuttavista 

tekijöistä sekä tässä tarkoituksessa erityisesti pitää luetteloa käsiteltäviksi annetuista ja 

otetuista sekä ratkaistuista ja käsitellyistä asioista tai muutoin huolehtia siitä, että julkiset 

asiakirjat ovat vaivattomasti löydettävissä. 

Tämän velvoitteen toteuttamiseksi ylläpidetään Ohjauspiste Suunnan asiakasrekisteriä. 

Rekisteriä käytetään kuntayhtymän tietoaineistojen ja asiakirjojen hallintaan. Selosteessa kuvataan henkilötietojen käsittelyyn liittyvät asiat, joten seloste palvelee EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista rekisterinpitäjän velvoitetta informoida rekisteröityä henkilötietojen käsittelyssä. 

Rekisteröidyn oikeuksia koskevaa tietoa löytyy Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymän  

Tietosuoja – Koulutuskeskus Salpaus ja Tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta Rekisteröidyn oikeudet | Tietosuojavaltuutetun toimisto. 

Käsittelyn oikeusperuste 

Keskeinen lainsäädäntö 

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679) 

Tietosuojalaki (1050/2018) 

Kuntalaki (410/2015) 

Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) 

Erityislainsäädäntö, salassapitosäädökset 

Rekisterin tietosisältö 

Ohjauspiste Suunnan asiakasrekisteriin kerätään tietoja sekä ohjaukseen tulevista asiakkaista että alueen ohjaustoimijoista. Ohjauspiste Suunta tarjoaa ohjausta koulutukseen hakeutumiseen liittyvissä kysymyksissä. Ohjaus tapahtuu paikan päällä tai etänä ajanvarauksella tai ilman ajan varaamista ennakkoon. 

Ohjaukseen tulevista asiakkaista kerätään ohjaustapaamisten järjestämisessä, ohjauksen toteuttamisessa ja asiakaspalautteen keräämisessä tarvittavia tietoja. Näitä tietoja ovat asiakkaan nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite sekä asiakaskäynnin ajankohta ja toteutustapa (etänä tai asiakaspalvelupisteellä). Lisäksi asiakkaat voivat halutessaan ilmoittaa muita ohjaukseen liittyviä tietoja, esimerkiksi ennakkotietoja heitä kiinnostavista koulutusaloista.   

Lisäksi asiakasrekisterissä säilytetään alueen ohjaustoimijoiden yhteystietoja, joita käytetään ajankohtaisista asioista ja tilaisuuksista tiedottamiseen ym. verkostoyhteistyöhön. Ohjaustoimijoista kerätään seuraavia tietoja: henkilön nimi, puhelinnumero, työtehtävä/ammattinimike, sähköpostiosoite sekä oppilaitos tai muu organisaatio, jota ohjaustoimija edustaa. 

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset 

Tietoja ei luovuteta muihin käyttötarkoituksiin.  

Tietojen säilytysajat 

Ohjausasiakkaiden henkilötiedot poistetaan rekisteristä kahden viikon kuluttua asiakkaan käynnistä.  

Ohjaustoimijoiden tietoja säilytetään rekisterissä toistaiseksi. Tiedot poistetaan rekisteristä, jos saadaan tieto, ettei henkilö enää toimi kyseisessä tehtävässä. Ohjaustoimijat voivat myös itse pyytää yhteystietojensa poistamista rekisteristä sähköpostitse osoitteesta suunta@salpaus.fi.  

Henkilötietojen tietolähteet 

Ohjausasiakkaiden tiedot saadaan asiakkaiden tekemien ajanvarauksen yhteydessä tai niitä voidaan pyytää heiltä ohjauksen yhteydessä esimerkiksi lisätietojen lähettämistä varten.  

Ohjaustoimijoiden yhteystiedot kerätään heidän edustamiensa organisaatioiden verkkosivuilta tai he ilmoittavat ne itse Ohjauspiste Suuntaan. Ohjaustoimijat voivat myös liittyä Ohjauspiste Suunnan sähköpostilistalle Salpauksen verkkosivuilla olevan linkin kautta, jolloin heidän yhteystietonsa lisätään rekisteriin.  

Rekisterin suojauksen periaatteet 

Asiakasrekisteri on ainoastaan Ohjauspiste Suunnan toimijoiden käytössä. Pääsy järjestelmään varmistetaan käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Myös ohjaushenkilöiden yhteystiedoista koostuva rekisteri suojataan samoin periaattein ja rekisteri on vain Ohjauspiste Suunnan käytössä. Aineistoa säilytetään vain sähköisessä muodossa. 

Tietosuojavastaavan yhteystiedot 

tietosuoja@salpaus.fi 

P. 044 708 0277 ja 044 708 0147 

Rekisterinpitäjä

Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymä

p. 03 828 11 (vaihde)

salpaus@salpaus.fi

 

Rekisterin vastuuyksikkö/vastuuhenkilö

Krista Virtanen

Puh. 050 538 2379

krista.virtanen@salpaus.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan henkilötiedot on kerättävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten. Henkilötietojen käsittely vaatii asetuksessa annetun käsittelyperusteen. Asetuksen artiklat 5 ja 6 säätävät käsittelyperusteesta ja käsittelyn lainmukaisuudesta.

Henkilötietojen käsittely on lainmukaista, jos 6. artiklassa säädetyt edellytykset täyttyvät. Näitä ovat mm. lakisääteinen velvoite, rekisteröidyn suostumus, sopimuksen täytäntöönpano, yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttäminen.

Rekisterinpitäjän velvoitteen toteuttamiseksi ylläpidetään Kauneudenhoitoalan asiakasrekisteriä.

Rekisteriä käytetään kuntayhtymän tietoaineistojen ja asiakirjojen hallintaan. Selosteessa kuvataan henkilötietojen käsittelyyn liittyvät asiat, joten seloste palvelee mm. EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista rekisterinpitäjän velvoitetta informoida rekisteröityä henkilötietojen käsittelyssä.

Rekisteröidyn oikeuksia koskevaa tietoa löytyy Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymän verkkosivulta osoitteesta https://www.salpaus.fi/info/tietosuoja/ ja Tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta osoitteesta https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet.

Käsittelyn oikeusperuste

Keskeinen lainsäädäntö

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679)

Tietosuojalaki (1050/2018)

Hallintolaki 434/2003

Kuntalaki (410/2015)

Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)

Erityislainsäädäntö, salassapitosäädökset

Rekisterin tietosisältö ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena Kauneustalon palveluihin liittyvä asiakassuhteen hoito. Rekisterin henkilötietoja käsitellään mm. asiakkaan yhteydenottoa varten, laskutussuhteeseen perustuvaa käsittelyä varten sekä verkkopalvelun ylläpitäjän asiakassuhteen hoitoon.

Asiakkuutta hoidetaan Asioi- ja Ceepos-verkkopalveluiden avulla.

Asiakkaasta kerättävät henkilötiedot ovat:

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle.

Henkilötietojen tietolähteet

Asioi: Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään. Tietojen antaminen perustuu vapaaehtoisuuteen.

Ceepos: Asiakkaan käynnin tiedot saadaan palvelun suorittavalta opiskelijalta, palvelun yhteydessä pyydetään rekisteröidyn suostumus.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Asioi- ja Ceepos-ohjelmien rekisteritietoihin on pääsy opiskelijoilla ja ohjaavalla henkilökunnalla. Asioi-ohjelman tietoihin on pääsy myös asiakkaalla itsellään omien tietojensa osalta.

Verkkopalvelu on suojattu käyttäjätunnusten ja salasanojen avulla. Verkkopalvelun palvelin ja tietokannat on suojattu salasanoin ja muunlaisin teknisin keinoin. Palvelimet sijaitsevat Suomessa lukituissa ja valvotuissa tiloissa.

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja@salpaus.fi

P. 044 708 0277 ja 044 708 0147

Rekisterinpitäjä

Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymä

p. 03 828 11 (vaihde)

salpaus@salpaus.fi

 

Rekisterin vastuuyksikkö/vastuuhenkilö

Kiinteistöpalvelut

Rekisterin yhteyshenkilö

Tilapalvelupäällikkö Ville Rainisto

Puh. 050 502 0646

ville.rainisto@salpaus.fi

Teknisen palvelun päällikkö Hannu Toivonen

Puh. 050 502 0645

hannu.toivonen@salpaus.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan henkilötiedot on kerättävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten. Henkilötietojen käsittely vaatii asetuksessa annetun käsittelyperusteen. Asetuksen artiklat 5 ja 6 säätävät käsittelyn periaatteista ja käsittelyn lainmukaisuudesta.

Henkilötietojen käsittely on lainmukaista, jos 6. artiklassa säädetyt edellytykset täyttyvät. Näitä ovat lakisääteinen velvoite, rekisteröidyn suostumus, sopimuksen täytäntöönpano, yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen, oikeutettu etu tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttäminen.

Tämän velvoitteen toteuttamiseksi ylläpidetään rekisteriä Kamera- ja kulunvalvonnan rekisteriä.

Selosteessa kuvataan henkilötietojen käsittelyyn liittyvät asiat, joten seloste palvelee mm. EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista rekisterinpitäjän velvoitetta informoida rekisteröityä henkilötietojen käsittelyssä.

Rekisteröidyn oikeuksia koskevaa tietoa löytyy Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymän verkkosivulta osoitteesta https://www.salpaus.fi/info/tietosuoja/ ja Tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta osoitteesta https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet.

Käsittelyn oikeusperuste

Keskeinen lainsäädäntö

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679)

Tietosuojalaki (1050/2018)

Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) Työelämän tietosuojalaki

Hallintolaki 434/2003

Kuntalaki (410/2015)

Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)

Erityislainsäädäntö, salassapitosäädökset

Rekisterin tietosisältö

Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymässä kamera- ja kulunvalvontaa toteutetaan seuraavia tarkoituksia varten:

Kulunvalvontarekisterin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, yhteystiedot; puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Kameravalvonta tallentaa henkilön kuvan.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Kameravalvonnan tallenteita luovutetaan ainoastaan poliisiviranomaisen pyynnöstä ja tilanteissa, joissa selvitettävänä on henkilöön tai omaisuuteen kohdistunut rikos, turvallisuuden tai terveyden vaarantuminen tai sen uhka sekä väkivaltatilanteiden selvittäminen.

Tietojen säilytysajat

Kameravalvonnan tallenteet säilyvät enintään yhdestä kolmeen viikkoon riippuen järjestelmän ominaisuuksista.

Henkilötietojen tietolähteet

Henkilötiedot kulunvalvonnan osalta saadaan henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmistä.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Pääsy kulunvalvonnan rekisteriin on suojattu salasanoin. Rekisterin käyttöoikeudet on määritetty työntekijäkohtaisesti työtehtävien mukaan.

Kameravalvonnan käyttö on ohjeistettu. Ohjeistus on hyväksytty Koulutuskeskus Salpauksen johtoryhmässä syyskuussa 2019. Pääsy järjestelmään on vain ko. tarkoitukseen nimetyillä henkilöillä, jotka ovat saaneet tunnukset (henkilökohtainen salasana), ohjeistuksen ja koulutuksen ohjelman käyttöön. Live-kuvan katseluoikeus on vain erikseen nimetyillä henkilöillä.

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja@salpaus.fi

P. 044 708 0277 ja 044 708 0147

Rekisterinpitäjä

Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymä Svinhufvudinkatu 6 F, 15110 Lahti

p. 03 828 11 (vaihde) salpaus@salpaus.fi

Rekisterin vastuuyksikkö/vastuuhenkilö

HR-palvelut, vararehtori, henkilöstöjohtaja Jarmo Kröger, etunimi.sukunimi@salpaus.fi, 044 708 0698

Rekisterin yhteyshenkilö

HR-asiantuntija Eini Niemelä, etunimi.sukunimi@salpaus.fi, 044 708 1948

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja@salpaus.fi

p. 044 708 0277 ja 044 708 0147

Rekisterin nimi

Falcony -palvelu

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan henkilötiedot on kerättävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten. Henkilötietojen käsittely vaatii asetuksessa annetun käsittelyperusteen. Asetuksen artiklat 5 ja 6 säätävät käsittelyperusteesta ja käsittelyn lainmukaisuudesta.

Henkilötietojen käsittely on lainmukaista, jos 6. artiklassa säädetyt edellytykset täyttyvät. Julkishallinnossa henkilötietoja käsitellään yleensä lakisääteisen velvoitteen perusteella, yleisen edun vuoksi tai julkishallinnolle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi. Kerättyjenhenkilötietojen ja niiden käsittelyn on rajoituttava siihen, mikä on välttämätöntä kyseisten tehtävien suorittamiseksi.

Seloste palvelee mm. EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista rekisterinpitäjän velvoitetta informoida rekisteröityä henkilötietojen käsittelyssä.

Rekisteröidyn oikeuksia koskevaa tietoa löytyy Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymän verkkosivulta osoitteesta https://www.salpaus.fi/salpaus/tietosuoja/tietosuojaselosteet/ja Tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta osoitteesta https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet.

Käsittelyn oikeusperuste

Keskeinen lainsäädäntö

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679) Tietosuojalaki (1050/2018)

Hallintolaki 434/2003

Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)

Erityislainsäädäntö, salassapitosäädökset

Rekisterin tietosisältö ja käsittelyn tarkoitus

Falcony -järjestelmä on henkilöstön käytössä oleva turvallisuushavaintojen ja turvallisuusriskien hallinnointiin tarkoitettu järjestelmää. Järjestelmä on selaimella käytettävä, kertakirjautumistoiminnolla toimiva palvelu, jonka tuottaa Salpaukselle Falcony. Falconyn oma tietosuojaseloste löytyy Falconyn verkkosivulta Privacy Statement, Falcony (https://www.falcony.io/privacy-statement).

Rekisteri sisältää käyttäjän perustiedot, kuten:

Tekniset käyttö- ja paikkatiedot, kuten IP-osoite, josta palvelua käytetään, päivämäärä ja aika, tieto käyttäjän selaimesta, käyttöjärjestelmästä ja tietokoneesta taikka muusta laitteesta, ladatuista sivuista ja klikatuista valikoista.

Tietojen siirto kolmansiin maihin

Falcony käyttää tiettyjä henkilötietojen teknisiä alikäsittelijöitä, joista osa sijaitsee EU:n ulkopuolella. Aliprosessorit on lueteltu Falconyn omassa tietosuojaselosteessa. Tällaiset siirrot perustuvat tietosuoja- asetuksen 45 artiklaan, ja kaikki Yhdysvalloissa sijaitsevat alikäsittelijät ovat allekirjoittaneet tiedonsiirtoja koskevia mallisopimuslausekkeita.

Tietojen säilytysajat

Henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin osapuolten välinen Palvelusopimus on voimassa. Sopimuksen päättymisen tai päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään passiivisesti 180 päivän ajan käyttöehtojen mukaisesti, sen jälkeen Falconylla on velvollisuus poistaa kaikki henkilötiedot pysyvästi.

Käyttäjän tiedot säilytetään niin kauan kuin käyttäjä on rekisteröityneenä palvelussa. Tietosuojasyistä jotain lokitietoja säilytetään, jotka voivat sisältää henkilötietoja, säilytetään kaksi vuotta tiedon tallentamisesta.

Henkilötietojen tietolähteet

Salpauksen luovuttama oma työntekijä-/käyttäjärekisteri ja käyttäjän itsensä Falconyssa antama suostumus aktivoimalla profiili käyttöön.

Käyttäjistä saatetaan kerätä automaattisesti tietoja, jotka voivat tietyissä olosuhteissa olla henkilötietoja. Lisätietoja automaattisesti kerätyistä tiedoista on Falconyn evästekäytännössä.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

tehdä rekisteriä tai tietojen käsittelyä koskeva valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon.

pyytää Falconylta pääsyä rekisteröidyn henkilötietoihin

vaatia virheellisen tiedon oikaisua

käsittelyn perustuessa suostumukseen, voi rekisteröity tahansa peruuttaa suostumuksen

vaatia minkä tahansa tai kaikkien tietojen poistamista, ellei tallentamiselle löydy lakisääteistä perustetta

vaatia Falconya rajoittamaan tietojen käsittelyä tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa tarkoitetuissa tapauksissa

vastustaa tietojen käsittelyä tietosuoja-asetuksen 21 artiklan tarkoittamissa tilanteissa

tehdä rekisteriä tai tietojen käsittelyä koskeva valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon.

Tietojen luovuttaminen sitä pyytävälle edellyttää aina, että pyytäjän henkilöllisyys voidaan luotettavalla tavalla todentaa.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterinpitäjä vastaa, että palveluun tallennettua tietoa käsitellään hyvien tietoturvakäytäntöjen ja rekisterinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti.

Profilointiin ja päätöksentekoon käytetty automatiikka

Palvelussa ei käytetä automaattista päätöksentekoa.

Evästeet

Käytämme evästeitä ja vastaavia tekniikoita tietojen keräämiseen. Lisätietoja Falconyn evästekäytännöstä (https://www.iubenda.com/privacy-policy/7853755/cookie-policy).

Rekisterinpitäjä

Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymä Svinhufvudinkatu 6 F, 15110 Lahti

p. 03 828 11 (vaihde) salpaus@salpaus.fi

Rekisterin vastuuyksikkö/vastuuhenkilö

HR-palvelut, vararehtori, henkilöstöjohtaja Jarmo Kröger, etunimi.sukunimi@salpaus.fi, 044 708 0698

Rekisterin yhteyshenkilö

HR-asiantuntija Saila Suhonen, etunimi.sukunimi@salpaus.fi, 044 708 1878

HR-asiantuntija Taru Kontula, etunimi.sukunimi@salpaus.fi, 044 708 0078

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja@salpaus.fi

P. 044 708 0277 ja 044 708 0147

Rekisterin nimi

Populus matka- ja kuluhallinta

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan henkilötiedot on kerättävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten. Henkilötietojen käsittely vaatii asetuksessa annetun käsittelyperusteen. Asetuksen artiklat 5 ja 6 säätävät käsittelyperusteesta ja käsittelyn lainmukaisuudesta.

Henkilötietojen käsittely on lainmukaista, jos 6. artiklassa säädetyt edellytykset täyttyvät. Näitä ovat mm. lakisääteinen velvoite, rekisteröidyn suostumus, sopimuksen täytäntöönpano, yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttäminen. Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen. Seloste palvelee mm. EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista rekisterinpitäjän velvoitetta informoida rekisteröityä henkilötietojen käsittelyssä.

Rekisteröidyn oikeuksia koskevaa tietoa löytyy Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymän verkkosivulta osoitteesta https://www.salpaus.fi/salpaus/tietosuoja/ ja Tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta osoitteesta https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet.

Rekisterin tietosisältö ja käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoituksena on rekisterinpitäjän palvelussuhteeseen kuuluvien henkilöiden matka- ja kululaskujen korvaaminen. Myös satunnaisesti opiskelijoiden matkalaskujen käsittely. Virka-/työsuhteen osalta (esim. sijaisuudet) henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on virka-/työsopimuksen mukaisten asioiden hoitaminen. (Yleinen tietosuoja-asetus, artikla 6, kohta 1b.)

Palvelussuhdeasioita hoitavat henkilöt Koulutuskeskus Salpauksessa ja Provincia Oy:ssä (palkanmaksupalveluiden tuottaja) käsittelevät henkilötietoja.

Populus toimii matka- ja kululaskujen tallennus- ja korvausten laskentaohjelmana. Työntekijät itse laativat matka- ja kululaskut, jotka lähiesihenkilöt hyväksyvät. Tämän jälkeen tiedot kulkevat viikoittaisiin maksatusajoihin.

Rekisteri koostuu rekisteröidyn henkilökohtaiseen profiiliin ilmoittamista tiedoista (matkalaskutiedot ja kululaskutiedot) sekä käyttäjätunnuksesta ja salasanasta. Rekisteröity voi itse muuttaa järjestelmään tallennettuja tietoja.

Palveluun kerätään mm. seuraavat tiedot:

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Provincia Oy palkanlaskenta.

Järjestelmästä luovutetaan tietoja seuraaville viranomaisille

Tietoja voidaan siirtää myös organisaation sisäiseen raportointiin.

Tietojen säilytysajat

Lakisääteisten säilytysaikojen mukaisesti.

Henkilötietojen tietolähteet

Palveluun kerätään matka- ja kululaskujen maksamiseen tarvittavat tiedot henkilöltä itseltään. Työntekijöiden taustatiedot siirtyvät palkkaohjelmasta automaattisesti.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterinpitäjä vastaa, että palveluun tallennettua tietoa käsitellään hyvien tietoturvakäytäntöjen ja rekisterinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti.

Pääsy CGI HR Matkojenhallinta -järjestelmään on rajoitettu käyttäjätunnuksen ja sille määritettyjen käyttöoikeuksien perusteella. Käyttöoikeudet järjestelmään määritellään kahdella tasolla: kenen tietoihin käyttäjällä on oikeudet ja käyttäjälle sallitut toiminnot. Käyttäjätunnus ja salasana tuotetaan lähdejärjestelmästä (AD). Lähdejärjestelmä huolehtii käyttöoikeuden hallintaan liittyvistä henkilötietoasioista.

Käyttäjätunnuksiin liittyvien käyttöoikeuksien määritys ja ylläpito on rekisterinpitäjän tai rekisterinpitäjän valtuuttamalla taholla ja sen mukaisella vastuulla. Rekisterinpitäjä saa lokin voimassa olevista, suljetuista ja käytöstä poistetuista käyttäjätunnuksista.

Palvelun ja käyttäjän selaimen välinen tietoliikenne on aina suojattu vahvalla salauksella.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

CGI vastaa omissa konesaleissaan palveluympäristön tietoturvasta tietoturvaohjeistuksensa mukaisesti. Henkilötietojen käsittelyprosessit on toteutettu EU tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

Asiakaskohtainen data sijaitsee EU tai ETA-maassa.

Profilointiin ja päätöksentekoon käytetty automatiikka

Ei käytetä.

Evästeet

Järjestelmässä on istuntotunnisteen ja sen sisältävän evästeen (cookie) voimassaoloaika. Tämän parametrin avulla estetään aiempien työasemalle tallentuneiden istuntotunnisteiden käyttö, mikä voisi aiheuttaa tietoturvariskin. Istuntotunnisteen oletusarvoksi on asetettu 480 minuuttia (8 tuntia).

Rekisterinpitäjä

Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymä Svinhufvudinkatu 6 F, 15110 Lahti

p. 03 828 11 (vaihde) salpaus@salpaus.fi

Rekisterin vastuuyksikkö/vastuuhenkilö

HR-palvelut, vararehtori, henkilöstöjohtaja Jarmo Kröger, etunimi.sukunimi@salpaus.fi, 044 708 0698

Rekisterin yhteyshenkilö

HR-asiantuntija Eini Niemelä, etunimi.sukunimi@salpaus.fi, 044 708 1948

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja@salpaus.fi

p. 044 708 0277 ja 044 708 0147

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan henkilötiedot on kerättävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten. Henkilötietojen käsittely vaatii asetuksessa annetun käsittelyperusteen. Asetuksen artiklat 5 ja 6 säätävät käsittelyperusteesta ja käsittelyn lainmukaisuudesta.

Henkilötietojen käsittely on lainmukaista, jos 6. artiklassa säädetyt edellytykset täyttyvät. Näitä ovat mm. lakisääteinen velvoite, rekisteröidyn suostumus, sopimuksen täytäntöönpano, yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttäminen. Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen. Seloste palvelee mm. EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista rekisterinpitäjän velvoitetta informoida rekisteröityä henkilötietojen käsittelyssä.

Rekisteröidyn oikeuksia koskevaa tietoa löytyy Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymän verkkosivulta osoitteesta https://www.salpaus.fi/salpaus/tietosuoja/ ja Tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta osoitteesta https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet.

Käsittelyn oikeusperuste

Keskeinen lainsäädäntö

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679) Tietosuojalaki (1050/2018)

Hallintolaki 434/2003

Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) Erityislainsäädäntö, salassapitosäädökset

Rekisterin tietosisältö ja käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoituksena on rekisterinpitäjän virka-/työsopimukseen liittyvien asioiden hoitaminen (Yleinen tietosuoja-asetus, artikla 6, kohta 1b.).

OJO -järjestelmä on henkilöstön käytössä oleva osaamisen johtamiseen ja hallinnointiin tarkoitettu ohjelmisto. Järjestelmä on selaimella käytettävä, kertakirjautumistoiminnolla toimiva palvelu. Palvelun tuottaa Salpaukselle Innofactor Oy, toimittaja vastaa käyttämisensä alihankkijoiden työstä kuin omastaan.

Rekisteri sisältää käyttäjän perustiedot, kuten:

Palveluun on kerätty vuoteen 2023 asti pääosin rekrytoinnissa tarvittavia tietoja, jotka kävivät ilmi rekrytoinnissa käytetystä työnhakulomakkeesta ja jotka tiedot saatiin rekisteröidyltä itseltään. Kerätyt tiedot:

Henkilöstön osaamisen kehittäminen ja johtaminen:

Työajan- ja kulunvalvonta sekä turvallisuus:

Henkilötietojen tietolähteet

Henkilötietoja käsittelevät Salpauksen henkilöstöpalveluissa ja hallinnossa henkilöt, joilla on työtehtäviensä mukaisesti rajatut käyttöoikeudet rekisteriin.

Lisäksi palvelun toimittaja käsittelee palvelun käytöstä syntyviä käyttötietoja, jotka saattavat osittain olla sähköisen viestinnän tietosuojalaissa tarkoitettuja tunnistamistietoja. Tunnistamistiedolla tarkoitetaan käyttäjään yhdistettävissä olevaa tietoa, jota viestintäverkoissa käsitellään viestien siirtämiseksi, jakelemiseksi tai tarjolla pitämiseksi. Toimittaja tallettaa tunnistamistietoja ainoastaan palvelun teknisen toteutuksen ja käytön varmistamiseksi sekä näiden tietoturvasta huolehtimiseksi. Anonyymejä sivuston käytöstä syntyviä

koontitietoja kerätään muun muassa käyttäjämäärän seuraamiseen, miltä sivuilta käyttäjä on tullut ja mille sivustolle käyttäjä siirtyy palvelusta.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Provincia Oy palkanlaskenta.

Tietojen säilytysajat

Henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin osapuolten välinen palvelusopimus on voimassa. Sopimuksen päättymisen tai päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään passiivisesti puolen vuoden ajan käyttöehtojen mukaisesti, sen jälkeen palvelun tuottajalla on velvollisuus poistaa kaikki henkilötiedot pysyvästi.

Käyttäjän tiedot säilytetään palvelussa oikeusperusteen mukaisesti. Tietosuojasyistä jotain lokitietoja säilytetään, jotka voivat sisältää henkilötietoja, säilytetään kaksi vuotta tiedon tallentamisesta. Hakemukset säilyvät palvelussa 730 vuorokautta hakemuksen lähettämisestä tai viimeisestä päivityksestä. Valittujen hakemukset säilytetään palvelussa oikeusperusteen mukaisesti.

Henkilötietojen tietolähteet

Salpauksen luovuttama oma työntekijä-/käyttäjärekisteri ja käyttäjän itsensä OJOssa antama suostumus aktivoimalla profiili käyttöön tai jättämällä hakemus avoimena olevaan rekrytointiin.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterinpitäjä vastaa, että palveluun tallennettua tietoa käsitellään hyvien tietoturvakäytäntöjen ja rekisterinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Palvelusta ei luovuteta käyttäjien henkilötietoja tai tunnistamistietoja kolmannelle osapuolelle. Tietojen siirtoa voi kuitenkin tapahtua EU:n tai ETA:n ulkopuolella esimerkiksi siinä tapauksessa, jossa rekisterinpitäjän rekrytointiin osallistuva henkilö sijaitsee EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Tässäkin tapauksessa käsiteltävien tietojen tietoturva on varmistettu käyttämällä salattuja tietoliikenneyhteyksiä.

Profilointiin ja päätöksentekoon käytetty automatiikka

Palvelussa ei käytetä automaattista päätöksentekoa.

Evästeet

Palvelun ja sen analytiikan toteuttamisessa käytetään evästeitä. Evästeiden käytön voi estää muuttamalla selaimen asetuksia. Evästeiden estäminen voi kuitenkin johtaa palvelun toimimattomuuteen.

Rekisterinpitäjä

Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymä Svinhufvudinkatu 6 F, 15110 Lahti

p. 03 828 11 (vaihde) salpaus@salpaus.fi

Rekisterin vastuuyksikkö/vastuuhenkilö

HR-palvelut, vararehtori, henkilöstöjohtaja Jarmo Kröger, etunimi.sukunimi@salpaus.fi, 044 708 0698

Rekisterin yhteyshenkilö

HR-asiantuntija Eini Niemelä, etunimi.sukunimi@salpaus.fi, 044 708 1948

HR-asiantuntija Riitta Niiniaho, etunimi.sukunimi@salpaus.fi, 044 708 0400

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja@salpaus.fi

P. 044 708 0277 ja 044 708 0147

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan henkilötiedot on kerättävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten. Henkilötietojen käsittely vaatii asetuksessa annetun käsittelyperusteen. Asetuksen artiklat 5 ja 6 säätävät käsittelyperusteesta ja käsittelyn lainmukaisuudesta.

Henkilötietojen käsittely on lainmukaista, jos 6. artiklassa säädetyt edellytykset täyttyvät. Näitä ovat mm. lakisääteinen velvoite, rekisteröidyn suostumus, sopimuksen täytäntöönpano, yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttäminen. Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen. Seloste palvelee mm. EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista rekisterinpitäjän velvoitetta informoida rekisteröityä henkilötietojen käsittelyssä.

Rekisteröidyn oikeuksia koskevaa tietoa löytyy Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymän verkkosivulta osoitteesta https://www.salpaus.fi/salpaus/tietosuoja/ ja ja Tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta osoitteesta https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet.

Rekisterin tietosisältö ja käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoituksena on rekisterinpitäjän rekrytointiprosessien toteuttaminen, jonka tavoitteena on hakijan ja työnantajan välinen virka-/työsopimus. Virka-/työsuhteen osalta (esim. sijaisuudet)

henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on virka-/työsopimuksen mukaisten asioiden hoitaminen. (Yleinen tietosuoja-asetus, artikla 6, kohta 1b.)

Rekrytointeihin osallistuvat henkilöt käsittelevät henkilötietoja. Tapauskohtaisesti rekrytoinnissa voidaan käyttää kolmansia osapuolia kuten rekrytointikonsultteja ja asiantuntija-arvioijia.

Rekisterin teknisenä alustana toimii LAURA™-palvelu, jonka toimittaja LAURA Rekrytointi Oy vastaa rekisterin teknisestä toteutuksesta ja toimii täten henkilötietojen käsittelijänä. LAURA Rekrytointi Oy on suomalainen palvelu, jonka sijaintipaikka on Suomi.

Rekisteri koostuu rekisteröidyn henkilökohtaiseen työnhakijaprofiiliin lisäämistä tiedoista sekä Laura-palvelun käyttäjätunnuksesta ja salasanasta. Rekisteröity voi itse muuttaa profiiliin tallennettuja tietoja.

Palveluun kerätään rekrytoinnissa tarvittavia tietoja, jotka käyvät ilmi rekrytoinnissa käytetystä työnhakulomakkeesta ja jotka saadaan rekisteröidyltä itseltään. Kerättävät tiedot ovat useimmiten seuraavat:

Näiden lisäksi tietoja voidaan kerätä seuraavissa tapauksissa:

Valittujen henkilöiden osalta palveluun voidaan tallentaa tietoja, joita tarvitaan virka- ja työsuhteeseen kuuluvien tehtävien ja velvoitteiden, kuten palkanmaksun suorittamiseen. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi henkilötunnus ja pankkitilin numero palkanmaksua varten.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekrytoinnissa palkatun henkilön tiedot siirretään Provincia Oy:lle palkanlaskentaa varten.

Tietojen säilytysajat

Hakemukset säilyvät palvelussa 730 vuorokautta hakemuksen lähettämisestä tai viimeisestä päivityksestä.

Henkilötietojen tietolähteet

Palveluun kerätään rekrytoinnissa tarvittavia tietoja, jotka käyvät ilmi rekrytoinnissa käytetystä työnhakulomakkeesta ja valitulle osoitetusta lisätietolomakkeesta. Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterinpitäjä vastaa, että palveluun tallennettua tietoa käsitellään hyvien tietoturvakäytäntöjen ja rekisterinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti.

Palveluntarjoaja (LAURA Rekrytointi Oy) vastaa rekisteriin (LAURA™-palvelu) tallennettujen tietojen teknisestä suojauksesta, johon kuuluvat esim. palvelun sisäinen tietoturva, kulunvalvonta, ohjelmistojen tietoturvapäivitykset ja varmuuskopiointi. Palvelun tietoturvaa testataan sisäisten testien lisäksi myös kolmannen osapuolen tekemillä tietoturvatarkistuksilla.

Palvelun ja käyttäjän selaimen välinen tietoliikenne on aina suojattu vahvalla salauksella.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

LAURA™-palvelun tietojen käsittelyyn käyttämät palvelimet sijaitsevat Suomessa. LAURA™-palvelussa olevaa tietoa ei käsitellä LAURA Rekrytointi Oy:n toimesta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella.

Tietojen siirtoa voi kuitenkin tapahtua EU:n tai ETA:n ulkopuolella esimerkiksi siinä tapauksessa, jossa rekisterinpitäjän rekrytointiin osallistuva henkilö sijaitsee EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Tässäkin tapauksessa käsiteltävien tietojen tietoturva on varmistettu käyttämällä salattuja tietoliikenneyhteyksiä.

Profilointiin ja päätöksentekoon käytetty automatiikka

Palvelussa ei käytetä automaattista päätöksentekoa. Palvelussa käytettäviä analytiikkatyökaluja (Google Analytics) käytetään palvelun käyttöä koskevien tilastojen ja analytiikan laatimiseksi ja palvelun kehittämiseksi.

Evästeet

Palvelun ja sen analytiikan toteuttamisessa käytetään evästeitä. Evästeiden käytön voi estää muuttamalla selaimen asetuksia. Evästeiden estäminen voi kuitenkin johtaa palvelun toimimattomuuteen.

Rekisterinpitäjä

Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymä Svinhufvudinkatu 6 F, 15110 Lahti

p. 03 828 11 (vaihde) salpaus@salpaus.fi

Rekisterin vastuuyksikkö ja vastuuhenkilö

HR-palvelut, Vararehtori, henkilöstöjohtaja Jarmo Kröger, etunimi.sukunimi@salpaus.fi, 044 708 0698

Rekisterin yhteyshenkilö

HR-asiantuntija Eini Niemelä, etunimi.sukunimi@salpaus.fi, 044 708 1948

HR-asiantuntija Saila Suhonen, etunimi.sukunimi@salpaus.fi, 044 708 1878

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja@salpaus.fi

P. 044 708 0277 ja 044 708 0147

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan henkilötiedot on kerättävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten. Henkilötietojen käsittely vaatii asetuksessa annetun käsittelyperusteen. Asetuksen artiklat 5 ja 6 säätävät käsittelyperusteesta ja käsittelyn lainmukaisuudesta.

Henkilötietojen käsittely on lainmukaista, jos 6. artiklassa säädetyt edellytykset täyttyvät. Näitä ovat mm. lakisääteinen velvoite, rekisteröidyn suostumus, sopimuksen täytäntöönpano, yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttäminen. Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen. Seloste palvelee mm. EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista rekisterinpitäjän velvoitetta informoida rekisteröityä henkilötietojen käsittelyssä.

Rekisteröidyn oikeuksia koskevaa tietoa löytyy Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymän verkkosivulta osoitteesta https://www.salpaus.fi/salpaus/tietosuoja/ ja Tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta osoitteesta https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet.

Rekisterin tietosisältö ja käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoituksena on rekisterinpitäjän virka-/työsopimukseen liittyvien asioiden hoitaminen (Yleinen tietosuoja-asetus, artikla 6, kohta 1b.). Personec F on kokonaisratkaisu organisaation palkanlaskennan ja henkilöstöhallinnon tehtävien hoitamiseen. Personec F ESS (ESS) on osa Personec F palkka- ja henkilöstöhallinnon järjestelmää. Palvelun tuottaa Salpaukselle Provincia Oy SaaS-palveluna. ESS- itsepalveluportaalissa tallennetut tiedot tallentuvat suoraan palkkahallinnon käyttöön ja hyväksyttyinä vaikuttavat palkanlaskentaan.

Rekisteri sisältää työntekijöiden ja viranhaltijoiden henkilöstö- ja palkkahallinnon asioiden hoitamista varten tarvittavat tiedot, sekä lisäksi luottamushenkilöiden, siviilipalvelusvelvollisten ja muiden korvausten maksua varten vaadittavat tiedot.

Palkansaajien tiedot

Henkilötietojen tietolähteet

Henkilötietojen käsittelijät

Salpauksen HR-palveluissa ja hallinnossa henkilöt, joilla on työtehtäviensä mukaisesti rajatut käyttöoikeudet rekisteriin.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Salpaus luovuttaa tarpeellisia henkilötietoja:

Tietojen säilytysajat

Tiedot säilyvät palvelussa 10 vuotta palvelussuhteen päättymisestä.

Rekisterinpitäjä vastaa, että palveluun tallennettua tietoa käsitellään hyvien tietoturvakäytäntöjen ja rekisterinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti. Palvelun ja käyttäjän selaimen välinen tietoliikenne on aina suojattu vahvalla salauksella.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Provincian palkkapalvelun tietojen käsittelyyn käyttämät palvelimet sijaitsevat EU- ja ETA–alueella. Palveluntuottajalla on oikeus omalla kustannuksellaan vaihtaa tarvittaessa konesalia EU- ja ETA–alueen sisällä.

Tietojen siirtoa voi kuitenkin tapahtua EU:n tai ETA:n ulkopuolella esimerkiksi siinä tapauksessa, jossa rekisterinpitäjän rekrytointiin osallistuva henkilö sijaitsee EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Tässäkin tapauksessa käsiteltävien tietojen tietoturva on varmistettu käyttämällä salattuja tietoliikenneyhteyksiä.

Profilointiin ja päätöksentekoon käytetty automatiikka

Palvelussa ei käytetä automaattista päätöksentekoa.

Evästeet

Palvelun ja sen analytiikan toteuttamisessa käytetään evästeitä. Evästeiden käytön voi estää muuttamalla selaimen asetuksia. Evästeiden estäminen voi kuitenkin johtaa palvelun toimimattomuuteen.

Rekisterinpitäjä

Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymä Svinhufvudinkatu 6 F, 15110 Lahti

p. 03 828 11 (vaihde) salpaus@salpaus.fi

Rekisterin vastuuyksikkö/vastuuhenkilö

HR-palvelut, vararehtori, henkilöstöjohtaja Jarmo Kröger, etunimi.sukunimi@salpaus.fi, 044 708 0698

Rekisterin yhteyshenkilö

HR-palvelupäällikkö Johanna Ehrukainen, etunimi.sukunimi@salpaus.fi, 044 708 0185

HR-asiantuntija Saila Suhonen, etunimi.sukunimi@salpaus.fi, 044 708 1878

HR-asiantuntija Eini Niemelä, etunimi.sukunimi@salpaus.fi, 044 708 1974

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja@salpaus.fi

P. 044 708 0277 ja 044 708 0147

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan henkilötiedot on kerättävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten. Henkilötietojen käsittely vaatii asetuksessa annetun käsittelyperusteen. Asetuksen artiklat 5 ja 6 säätävät käsittelyperusteesta ja käsittelyn lainmukaisuudesta.

Henkilötietojen käsittely on lainmukaista, jos 6. artiklassa säädetyt edellytykset täyttyvät. Näitä ovat mm. lakisääteinen velvoite, rekisteröidyn suostumus, sopimuksen täytäntöönpano, yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttäminen. Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen. Seloste palvelee mm. EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista rekisterinpitäjän velvoitetta informoida rekisteröityä henkilötietojen käsittelyssä.

Rekisteröidyn oikeuksia koskevaa tietoa löytyy Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymän verkkosivulta osoitteesta https://www.salpaus.fi/salpaus/tietosuoja/ja Tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta osoitteesta https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet.

Rekisterin tietosisältö ja käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoituksena on rekisterinpitäjän palvelussuhteeseen liittyvien asioiden toteuttaminen. Virka-/työsuhteen osalta (esim. sijaisuudet) henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on virka-

/työsopimuksen mukaisten asioiden hoitaminen. (Yleinen tietosuoja-asetus, artikla 6, kohta 1b.)

Palvelussuhdeasioita hoitavat henkilöt Koulutuskeskus Salpauksessa, Provincia Oy:ssä (palkanmaksupalveluiden tuottaja) ja ohjelman toimittajalla DevNet Oy:llä käsittelevät henkilötietoja.

Promid-ohjelmassa suunnitellaan useamman viikon tasoittumisjaksolaisten työvuorot, seurataan työaikatoteutumia sekä ylläpidetään työaikapankkiratkaisua. Promidista siirtyy hyväksytyt työaikakorvaukset ja

ylityöt automaattisesti kuun 15. päivän palkka-ajoon Provinciaan. Promid on pilvipalveluna (SaaS) toimiva kuukausittaiseen käyttömaksuun perustuva työajansuunnittelu- ja seurantajärjestelmä.

Rekisteri koostuu rekisteröidyn henkilökohtaiseen profiiliin ilmoittamista tiedoista (työajan leimaustiedot, poissaolot) sekä käyttäjätunnuksesta ja salasanasta. Rekisteröity voi itse muuttaa järjestelmään tallennettuja tietoja.

Palveluun kerätään mm. seuraavat tiedot:

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Provincia Oy palkanlaskenta.

Tietojen säilytysajat

Palvelussuhteen päätyttyä tiedot arkistoituvat Promidiin.

Henkilötietojen tietolähteet

Palveluun kerätään työajanhallintaan tarvittavat tietoja. Tiedot saadaan pääosin rekisteröidyltä itseltään. Taustatiedot siirtyvät palkkaohjelmasta automaattisesti.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterinpitäjä vastaa, että palveluun tallennettua tietoa käsitellään hyvien tietoturvakäytäntöjen ja rekisterinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti.

DevNet Oy vastaa Promid työajansuunnittelu- ja ajanhallintarekisteriin tallennettujen tietojen teknisestä suojauksesta. Tähän sisältyvät muun muassa palvelun sisäinen tietoturva, ohjelmistojen tietoturvapäivitykset sekä varmuuskopiointi. Palvelun tietoturvaa arvioidaan sisäisten tarkastusten lisäksi myös säännöllisesti kolmannen osapuolen suorittamilla tietoturvatarkistuksilla.

Tietoturvan hallintamalli noudattaa yleisesti hyväksyttyjä parhaita käytäntöjä ja kattaa sekä tekniset että organisatoriset toimenpiteet, joilla varmistetaan tietojen luottamuksellisuus, eheys ja saatavuus. Teknisiin toimenpiteisiin sisältyvät esimerkiksi järjestelmän tietoturvapäivitykset, lokitus, pääsynhallinta ja salaustekniikat. Organisatorisiin toimenpiteisiin kuuluvat muun muassa henkilöstön tietoturvakoulutus, tietoturvasäännöt ja -ohjeistukset sekä mahdollisten tietoturvapoikkeamien hallinta ja käsittely.

Järjestelmään toteutetaan tietoturvapäivitykset säännöllisesti ennalta määritettyjen päivitysikkunoiden aikana. Näillä toimenpiteillä pyritään varmistamaan päivitysten aiheuttamien häiriöiden minimointi palvelun käyttäjille. Mikäli havaitaan kriittinen tietoturvahaavoittuvuus, tietoturvapäivitys toteutetaan välittömästi järjestelmän suojaustason varmistamiseksi.

Vastuu tietoturvapäivitysten toteuttamisesta kuuluu palvelun toimittajalle. Tähän vastuuseen sisältyvät päivitysten suunnittelu, testaus, toteutus ja seuranta. Palvelun toimittaja huolehtii myös siitä, että käyttäjille tiedotetaan tulevista päivityksistä sekä mahdollisista käyttökatkoista.

Palvelun ja käyttäjän selaimen välinen tietoliikenne on aina suojattu vahvalla salauksella käyttämällä SSL/TLS- salausta.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Promid työajansuunnittelu- ja seurantajärjestelmä palvelun tietojen käsittelyyn käyttämät palvelimet sijaitsevat Suomessa. Palvelussa olevaa tietoa ei käsitellä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella.

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Kaikki järjestelmän ja käyttäjän välinen tietoliikenne on suojattu vahvalla SSL/TLS-salauksella, jolla varmistetaan tietojen turvallinen käsittely.

Profilointiin ja päätöksentekoon käytetty automatiikka

Promid työajansuunnittelu ja -seurantajärjestelmässä ei käytetä analytiikkatyökaluja.

Evästeet

Palvelun ja sen analytiikan toteuttamisessa käytetään evästeitä. Evästeiden käytön voi estää muuttamalla selaimen asetuksia. Evästeiden estäminen voi kuitenkin johtaa palvelun toimimattomuuteen.

Sisältö tulossa

Rekisterinpitäjä

Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymä

p. 03 828 11 (vaihde)

salpaus@salpaus.fi

 

Rekisterin vastuuyksikkö

Viestintä- ja markkinointipalvelut

viestinta@salpaus.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan henkilötiedot on kerättävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten. Henkilötietojen käsittely vaatii asetuksessa annetun käsittelyperusteen. Asetuksen artiklat 5 ja 6 säätävät käsittelyperusteesta ja käsittelyn lainmukaisuudesta.

EMMI aineistonhallinta- rekisterin henkilötietojen kerääminen ja käsittely perustuu sopimukseen. EMMI-aineistohallintapalvelun (jäljempänä aineistopankki) kuvat ja muu materiaali ovat käytettävissä Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymän viestintä- ja markkinointitarkoituksiin. Koulutuskeskus Salpauksen viestintä- ja markkinointipalvelut vastaavat aineistopankissa julkaisemansa aineiston sisällöstä. Aineistopankissa on tekijän- ja tavaramerkkisuojaoikeuksin turvattua materiaalia.

Keskeinen tietosisältö ja käsittelyn tarkoitus

Koulutuskeskus Salpaus tallentaa aineistopankkiin kuvia, tekstejä, taustamateriaalia ja muuta viestintä- ja markkinointimateriaalia erilaisissa käyttäjien tarvitsemissa tiedostomuodoissa. Lisäksi aineistopankkiin tallennetaan ohjeistuksia materiaalien käytöstä sekä kuvausluvat/esiintymisluvat.

Henkilötietojen käsittely on mahdollista käyttäjälle aineistopankin käytön henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella. Palvelua ei ole mahdollista käyttää ilman käyttäjätunnusta.

Kuva- ja video on henkilötieto, jos henkilö voidaan siitä tunnistaa. Koulutuskeskus Salpaus tallentaa kuva- ja videoaineiston EMMI-aineistonhallinta Pro järjestelmään. Käyttäjät ovat Salpauksen henkilöstöä tai sidosryhmien henkilöstöä, joiden työtehtävänä on tuottaa materiaali tai viestintää eri kanavissa. Heillä on rekisteröityneinä (käyttäjätunnus ja salasana) pääsy EMMI Aineistonhallinta Pro järjestelmään.

Keskeinen lainsäädäntö

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679)

Tietosuojalaki (1050/2018)

Hallintolaki 434/2003

Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)

Erityislainsäädäntö, salassapitosäädökset

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavia käyttäjän syöttämiä tai käyttäjän puolesta syötettyjä henkilötietoja. Käyttäjän puolesta käyttäjätietoja voivat syöttää palvelun nimetyt pääkäyttäjät. 

Rekisteri sisältää kuvien ja videoiden osalta seuraavia henkilötietoja: 

Henkilötietojen tietolähteet

Rekisterinpitäjä kerää käyttäjän itse ilmoittamat tiedot. Rekisterillä ei ole ulkopuolisia säännönmukaisia tietolähteitä.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 

Aineistoa saa antaa ulkopuolisille vain silloin, kun aineiston kohdalla on näin erikseen mainittu. Käyttäjän on noudatettava aineiston yhteydessä mainittuja käyttöehtoja ja tekijänoikeuksia. Aineiston käyttöoikeuksia ei voi edelleen myydä, lainata, vuokrata, antaa tai muuten siirtää. Aineistopankkia kehitetään jatkuvasti, minkä takia käytössä olevien palveluiden valikoima ja sisältö voivat muuttua.

Tietojen säilytysajat

Ulkopuolisten käyttäjien tiedot säilytetään tarpeen mukaan järjestelmässä ja käyttäjien tietoja poistetaan kerran tai kaksi vuodessa. Koulutuskeskus Salpauksen henkilöstön käyttäjätiedot poistetaan palvelussuhteen päättymisen jälkeen. Kun käyttäjien sopimus ja käyttöoikeus aineistopankkiin päättyy, tulee käyttäjän tuhota aineistopankista lataamansa materiaali yhden (1) kuukauden kuluessa sopimuksen ja käyttöoikeuden päättymisestä.

Kaikki aineistopankkiin tallennetut aineistot ovat varmuuskopioituina sopimuskumppanin (Grano) palvelimilla. Tietokantojen varmuuskopiointi tehdään joka yö ja data varmuuskopioita on palautettavissa 15 päivää menneisyyteen. Aineistopankissa säilytetään poistettuja tiedostoja 6 kuukautta, jonka aikana ne ovat palautettavissa.

Mikäli palvelusopimus kumppanin kanssa raukeaisi, on kumppani velvoitettu palauttamaan aineistot/sisällöt ja poistamaan kaikki sellaiset materiaalit ja henkilötiedot, joita ei ole lupa säilyttää.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Ei manuaalista arkistointia. 

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa. Tietojen luku- ja käsittelyoikeus on rajattu siten, että tietoja käsittelevät vain työtehtävissään niitä tarvitsevat henkilöt. Tietojen luku- ja käsittelyoikeus vaatii erillisen henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan. 

 

Rekisteröidyn oikeudet

 Henkilöllä on oikeus halutessaan pyytää tarpeettoman tai vanhentuneen kuva- tai videoaineiston poistoa järjestelmästä lähettämällä pyyntö sähköpostilla viestintä@salpaus.fi.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojaviranomaiselle. 

Rekisteröidyn oikeuksia koskevaa tietoa löytyy Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymän verkkosivulta osoitteesta https://www.salpaus.fi/info/tietosuoja/ ja Tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta osoitteesta https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet.

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja@salpaus.fi

P. 044 708 0277 ja 044 708 0147

 

Sisältö tulossa

Rekisterinpitäjä

Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymä
p. 03 828 11 (vaihde)
salpaus@salpaus.fi

Rekisterin vastuuyksikkö

Koulutuskeskus Salpauksen viestintä- ja markkinointipalvelut

Rekisterin yhteyshenkilöt

Yhteisöllisen viestinnän koordinaattori, Niina Leppälä, Salpauksen viralliset kanavat
Opetusalapäälliköt, alakohtaiset kanavat
Projektipäälliköt, hankekohtaiset kanavat
 
Yhteystiedot löytyvät Koulutuskeskus Salpauksen verkkosivuilta.
 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan henkilötiedot on kerättävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten. Henkilötietojen käsittely vaatii asetuksessa annetun käsittelyperusteen. Asetuksen artiklat 5 ja 6 säätävät käsittelyperusteesta ja käsittelyn lainmukaisuudesta.
 
Henkilötietojen käsittely on lainmukaista, jos 6. artiklassa säädetyt edellytykset täyttyvät. Näitä ovat mm. lakisääteinen velvoite, rekisteröidyn suostumus, sopimuksen täytäntöönpano, yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttäminen.
 
Tämän velvoitteen toteuttamiseksi ylläpidetään rekisteriä Salpauksen ylläpitämistä sosiaalisen median kanavista. Henkilötietoja käsitellään sosiaalisen median kanavissa Salpauksen yleisen edun perusteella.
 
Rekisteröidyn oikeuksia koskevaa tietoa löytyy Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymän verkkosivulta osoitteesta https://www.salpaus.fi/salpaus/tietosuoja/ ja Tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta osoitteesta https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet.
 
Käsittelyn oikeusperuste

Keskeinen lainsäädäntö

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679)
Tietosuojalaki (1050/2018)
Hallintolaki 434/2003
Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)
Erityislainsäädäntö, salassapitosäädökset

Rekisterin tietosisältö ja käsittelyn tarkoitus

Salpaus saa tietoonsa yksittäisen sosiaalisen median kanavaan ilmoitetun rekisteröidyn nimen, julkisen profiilikuvan sekä muut rekisteröidyn julkisesti näkyväksi määritetyt tiedot sekä henkilön julkisesti jakamat sisällöt. Rekisteröity voi ilmoittaa oma-aloitteisesti muitakin henkilötietoja kommenteissa tai sosiaalisen median alustalla muualla.
 
Voit rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä poistumalla yhteisösivun tykkääjistä ja/tai seuraajista. Voit myös pyytää sosiaalisen median alustalla Salpausta poistamaan alustalla käydyn keskustelun, mikäli keskustelu tapahtuu Salpauksen tekemässä tai hallinnoimassa julkaisussa.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Salpaus ei luovuta tietoja kolmansille osapuolille ilman erillistä suostumusta, ellei laki sitä velvoita.
 
Huomioithan kuitenkin, että sosiaalisen median alustat, kuten Meta ja LinkedIn, toimivat erillisinä rekisterinpitäjinä ja käsittelevät tietoja omien ehtojensa ja tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti. Käyttäjän tulee tutustua alustojen omiin tietosuojakäytäntöihin alustalle rekisteröitymisen yhteydessä.

 
Tietojen säilytysajat

Salpaus ei säilytä sosiaalisen median kautta tulleita henkilötietoja erikseen, ellei niitä tarvita esimerkiksi kilpailun toteuttamiseksi tai palautteen käsittelemiseksi. Tiedot poistetaan, kun ne eivät enää ole tarpeen siihen tarkoitukseen, johon ne on kerätty. Alustojen säilytyskäytännöt perustuvat niiden omiin käyttöehtoihin.

Henkilötietojen tietolähteet

Henkilötiedot saadaan pääasiallisesti käyttäjiltä itseltään heidän julkaistessaan sisältöä sosiaalisen median alustoilla tai ottaessaan yhteyttä Salpauksen kanavien kautta. Tietolähteinä voivat toimia myös sosiaalisen median alustojen tarjoamat tilastotiedot.
 

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja säilytetään sosiaalisen median kanavien omissa järjestelmissä, joiden tietosuojakäytäntöihin voi tutustua alustojen omilta verkkosivuilta.
Salpauksen viralliset sosiaalisen median tilit on suojattu vahvoilla salasanoilla ja kaksivaiheisella tunnistautumisella. Tilien hallinnoinnista vastaavat nimetyt työntekijät, ja käyttöoikeudet pidetään ajan tasalla.

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja@salpaus.fi
P. 044 708 0277 ja 044 708 0147
 

Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymä 

p. 03 828 11 (vaihde) 

salpaus@salpaus.fi 

Rekisterin vastuuyksikkö/vastuuhenkilö 

Henkilön tehtävänimike tai yksikkötieto: 

Arja Mikkonen, palvelupäällikkö, hallinto 

Sirpa Pajula, hallintoassistentti, assistentti- ja suunnittelijapalvelut 

Tuija Tuomalainen, suunnittelija, assistentti- ja suunnittelijapalvelut 

Eija Silvonen, asianhallinnan asiantuntija, hallinto (TOS-osuus) 

Jana Kinnunen, asianhallinta-assistentti, assistentti- ja suunnittelijapalvelut (TOS-osuus) 

Rekisterin yhteyshenkilö 

Palvelupäällikkö Arja Mikkonen 

Yhteystiedot: Svinhufvudinkatu 6 F, 15110 Lahti, puh. 050 5020676, arja.mikkonen@salpaus.fi  

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste 

Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan henkilötiedot on kerättävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten. Henkilötietojen käsittely vaatii asetuksessa annetun käsittelyperusteen. Asetuksen artiklat 5 ja 6 säätävät käsittelyperusteesta ja käsittelyn lainmukaisuudesta.  

Henkilötietojen käsittely on lainmukaista, jos 6. artiklassa säädetyt edellytykset täyttyvät. Näitä ovat mm. lakisääteinen velvoite, rekisteröidyn suostumus, sopimuksen täytäntöönpano, yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttäminen. 

Rekisteriä käytetään kuntayhtymän tietoaineistojen ja asiakirjojen hallintaan. Selosteessa kuvataan henkilötietojen käsittelyyn liittyvät asiat. Seloste palvelee mm. EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista rekisterinpitäjän velvoitetta informoida rekisteröityä henkilötietojen käsittelyssä. 

Rekisteröidyn oikeuksia koskevaa tietoa löytyy Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymän verkkosivulta osoitteesta https://www.salpaus.fi/info/tietosuoja/ ja Tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta osoitteesta https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet. 

Käsittelyn oikeusperuste 

Keskeinen lainsäädäntö 

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679) 

Tietosuojalaki (1050/2018) 

Hallintolaki 434/2003 

Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) 

Erityislainsäädäntö, salassapitosäädökset 

Dynasty-asianhallintajärjestelmän henkilötietojen käsittelyperusteena on lakisääteisen tehtävän hoitaminen. 

Rekisterin tietosisältö ja käsittelyn tarkoitus 

Rekisteriä käytetään ammatillisen koulutuksen järjestämisen välttämättömien sekä toiminnassa syntyvien tietojen hallintaan. Rekisterissä valmistellaan ja säilytetään viranhaltijapäätöksiä, luottamustoimielinten kokouksia, kuntayhtymässä käsiteltäviä asiakirjoja sekä sopimuksia. Asianhallintajärjestelmän tarkoituksena on organisaation asioiden ja asiakirjojen käsittely, päätöksenteon hoitaminen viranomaistoiminnassa sekä sähköinen säilyttäminen. Asianhallintajärjestelmän yhteystietorekisteri ei ole käytössä.  

Viranhaltijapäätöksiin tallentuu mm. asianosaisen nimi, syntymäaikatieto, opiskelupaikka- ja koulutustieto, käsittelyyn tai päätökseen liittyvä henkilökohtainen syy tai peruste.  

Sopimukset sisältävät sopimuksen tekoon ja sen sisältöön liittyviä henkilötietoja, kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero.  

Osa Dynastyssä käsiteltävistä tiedoista on salassa pidettävää.  

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset 

Rekisteröidyllä on  

– tietojensa tarkastusoikeus  

– oikeus tiedon korjaamiseen tai poistamiseen  

– oikeus rajoittaa tai vastustaa tietojensa käsittelyä  

– oikeus tehdä valitus. 

Oikeuksien toteuttamiseksi rekisteröity voi toimittaa asiaa koskevan kirjallisen pyynnön Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymän tietosuojavastaavalle Pyynnön yhteydessä rekisteröidyn henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkistetaan. Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.  

Yhtymäkokouksen, Yhtymähallituksen, Tarkastuslautakunnan sekä Opiskelijan oikeusturvatoimikunnan kokoonpano julkaistaan valtuustokausittain Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymän verkkosivuilla, jossa myös julkaistaan virallisten toimielinten, lukuun ottamatta Opiskelijan oikeusturvatoimikuntaa, esityslistat ja pöytäkirjat.  

Asianhallintajärjestelmästä ei luovuteta tietoja muille organisaatioille. Julkisia tietoja  

luovutetaan yksilöidyn pyynnön perusteella. 

Tietojen säilytysajat 

Dynasty-asianhallintajärjestelmän sisältämät tiedot säilytetään kuntayhtymän tiedonohjausjärjestelmän mukaisesti järjestelmän sähköisessä Arkisto-osiossa. Järjestelmässä on käyttöoikeudet määritelty siten, että pääsy eri aineistoihin on rajattu työtehtävien mukaisesti. 

31.12.2024 asti asianhallintajärjestelmästä otetut tulosteen säilytetään lainsäädännön, säilytysaikamääräysten sekä julkisuusmäärityksen edellyttämällä tavalla päätearkistossa. Salainen aineisto säilytetään  

päätearkistossa, johon pääsy on rajoitettu toimitusjohtajan viranhaltijapäätöksellä.  

Henkilötietojen tietolähteet 

Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymän toiminnan tuloksena syntyneet ja Salpaukseen saapuneet asiakirjat sekä sopimukset, joissa Salpaus on sopijapuolena. 

Opiskelijahallinnon järjestelmät (Wilma, Primus).  

Rekisterin suojauksen periaatteet 

Manuaalinen aineisto säilytetään päätearkistossa, johon pääsy on rajoitettu.  

Sähköisessä järjestelmässä käyttöoikeuksia hallitaan käyttäjätunnushallinnan kautta ja käyttöoikeudet on rajattu, jolloin järjestelmän käyttö perustuu henkilöstön tehtävän mukaisiin oikeuksiin. Käyttöoikeudet päättyvät henkilön siirryttyä pois ko. tehtävistä. Henkilöstö on perehdytetty henkilötietojen käsittelyyn.  

Tietosuojavastaavan yhteystiedot 

tietosuoja@salpaus.fi 

P. 044 708 0277 ja 044 708 0147 

Rekisterinpitäjä

Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymä

p. 03 828 11 (vaihde)

salpaus@salpaus.fi

 

Rekisterin vastuuyksikkö/vastuuhenkilö

Talouspalvelut

Rekisterin yhteyshenkilö

Talouspäällikkö Merja Helminen

Puh. 050 538 2360, merja.helminen@salpaus.fi

Kirjanpitopäällikkö Aleksi Teräväinen

Puh. 044 708 0270, aleksi.teravainen@salpaus.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan henkilötiedot on kerättävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten. Henkilötietojen käsittely vaatii asetuksessa annetun käsittelyperusteen. Asetuksen artiklat 5 ja 6 säätävät henkilötietojen käsittelyä koskevista periaatteista ja käsittelyn lainmukaisuudesta.

Henkilötietojen käsittely on lainmukaista, jos 6. artiklassa säädetyt edellytykset täyttyvät. Näitä ovat mm. lakisääteinen velvoite, rekisteröidyn suostumus, sopimuksen täytäntöönpano, yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttäminen.

Rekisterinpitäjälle kuuluvan velvoitteen toteuttamiseksi ylläpidetään rekisteriä: Taloushallinnon perusrekisteri, budjetoinnin henkilörekisteri, ostoreskontran ja laskujen kierron toimittajarekisteri, myyntilaskutuksen ja -reskontran, perinnän ja kassanhallinnan ja verkkokaupan asiakasrekisteri

Rekisterin tietoja käytetään kuntayhtymän tietoaineistojen ja asiakirjojen hallintaan. Selosteessa kuvataan henkilötietojen käsittelyyn liittyvät asiat, joten seloste palvelee mm. EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista rekisterinpitäjän velvoitetta informoida rekisteröityä henkilötietojen käsittelyssä.

Rekisteröidyn oikeuksia koskevaa tietoa löytyy Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymän verkkosivulta osoitteesta https://www.salpaus.fi/info/tietosuoja/ ja Tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta osoitteesta https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet.

Käsittelyn oikeusperuste

Keskeinen lainsäädäntö

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679)

Tietosuojalaki (1050/2018)

Hallintolaki 434/2003

Kuntalaki (410/2015)

Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)

Kirjanpitolaki (1336/1997)

Erityislainsäädäntö, salassapitosäädökset

Rekisterin tietosisältö

Asiakkaasta/toimittajasta/palkansaajasta rekisteröidään ainoastaan ostoissa, laskutuksessa, kassanhallinnassa ja perinnässä sekä henkilöstökulujen budjetoinnissa tarpeellinen tieto. Henkilöt, jotka joko laskuttavat tai maksavat käteis- ja korttimaksuja käteiskassoihin sekä Salpausta, tai joita Salpaus laskuttaa.

Myyntireskontra: Asiakasnumero, nimi- ja osoitetiedot, verkkolaskutusosoite, henkilö-/y-tunnus, laskutustiedot, saatavat

Ostoreskontra: nimi- ja osoitetiedot, sähköinen osoite, henkilö-/y-tunnus, pankkiyhteystiedot, maksutiedot

Henkilöstökulujen suunnittelu: Nimi, henkilönumero, palkan muodostumiseen vaikuttavat eri tekijät.

Henkilötietojen käsittely: Organisaation keskitetyn asiakasrekisterin ylläpito ostolaskujen, laskutuksen ja perinnän sekä palkkakulujen budjetoinnin tarpeisiin. Organisaation kirjanpidon toteuttaminen, budjetoinnin henkilöstökulujen suunnittelu, ostolaskujen käsittely ja ostoreskontran hoito, myyntisaatavien laskuttaminen ja perintä, maksuliikenteen ja kassan ja verkkokaupan hoito.

Tietosisältö: Ostolaskussa olevat tiedot, myyntilaskujen tekemiseen tarvittavat tiedot, henkilöstökulujen muodostumiseksi tarvittavat tiedot.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Myyntireskontran tietoja luovutetaan perintätoimistolle ja ulosottoviranomaiselle saatavien perimiseksi. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Tietojen säilytysajat

Tietoja säilytetään toistaiseksi rekisterin voimassaolo ajan.

Henkilötietojen tietolähteet

Rekisterin tiedot saadaan asiakkaalta itseltään tai tietyissä tilanteissa opiskelijahallintojärjestelmästä.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tietoja käytetään tietojärjestelmässä, jossa järjestelmään pääsy on mahdollista henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella. Aineistoon pääsy on vain rajatuilla käyttäjillä käyttöoikeuksien mukaisesti.

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja@salpaus.fi

P. 044 708 0277 ja 044 708 0147

Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymä

p. 03 828 11 (vaihde)

salpaus@salpaus.fi

 

Rekisterin vastuuyksikkö/vastuuhenkilö

Kiinteistöpalvelut

Rekisterin yhteyshenkilö

Teknisen palvelun päällikkö Hannu Toivonen

Puh. 050 502 0645

hannu.toivonen@salpaus.fi

Tilapalvelupäällikkö Ville Rainisto

Puh. 050 502 0646

ville.rainisto@salpaus.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan henkilötiedot on kerättävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten. Henkilötietojen käsittely vaatii asetuksessa annetun käsittelyperusteen. Asetuksen artiklat 5 ja 6 säätävät käsittelyn periaatteista ja käsittelyn lainmukaisuudesta.

Henkilötietojen käsittely on lainmukaista, jos 6. artiklassa säädetyt edellytykset täyttyvät. Näitä ovat mm. lakisääteinen velvoite, rekisteröidyn suostumus, sopimuksen täytäntöönpano, yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttäminen.

Rekisterinpitäjän velvoitteen toteuttamiseksi ylläpidetään rekisteriä Kiinteistön ylläpitojärjestelmä BEM.

Selosteessa kuvataan henkilötietojen käsittelyyn liittyvät asiat, joten seloste palvelee mm. EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista rekisterinpitäjän velvoitetta informoida rekisteröityä henkilötietojen käsittelyssä.

Rekisteröidyn oikeuksia koskevaa tietoa löytyy Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymän verkkosivulta osoitteesta https://www.salpaus.fi/info/tietosuoja/ ja Tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta osoitteesta https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet.

Käsittelyn käsittelyperuste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679)

Tietosuojalaki (1050/2018)

Rekisterin tietosisältö

Rekisterin tietoja käsitellään urakoitsijoiden ja suunnittelijoiden yhteystietojen ylläpitoon. Henkilötietojen käsittelyperusteena on sopimuksen mukaisten velvoitteiden täyttäminen.

Rekisteriin tallennettavia henkilötietoja ovat: nimi, ammattinimike, työnantajan nimi, työnantajan yhteystiedot.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Tietojen säilytysajat

Tietoja säilytetään urakkasopimusten voimassaoloajan, 10 vuotta.

Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot saadaan henkilöltä itseltään.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Pääsy rekisteriin on suojattu salasanoin. Rekisterin käyttöoikeudet on määritetty työntekijän työtehtävien mukaisesti.

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja@salpaus.fi

P. 044 708 0277 ja 044 708 0147